Documentation BizCortex

Emails de signature électronique

Invitations, codes, rappels et résultats des demandes de signature.

Une demande de signature envoie des emails à chaque signataire et à la personne qui a créé la demande. Les textes existent en allemand, anglais, français, espagnol, suédois, norvégien et danois ; la langue est choisie par demande ("Langue des emails") ou par signataire. Ces emails se terminent par le nom de votre entreprise. Ils ne contiennent pas votre signature personnelle.

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Comptable
  • Ventes
  • Responsable RH
  • Achats

Étapes

  1. 1. Invitation "Veuillez signer"

    Envoyée à chaque signataire lorsque vient son tour : à tous les signataires en même temps pour une signature parallèle, ou l’un après l’autre pour une signature séquentielle. Contient le nom de l’expéditeur, votre entreprise, le titre du document, votre message facultatif, le lien personnel, la date d’expiration et le mode de réception du code de confirmation (email ou SMS). Le lien est personnel et ne doit pas être transféré.

  2. 2. Code de confirmation

    Envoyé lorsque le signataire ouvre le lien et demande un code par email. Objet : "Votre code de confirmation". Le code est valable 10 minutes. Un code par SMS est envoyé par SMS à la place.

  3. 3. Rappel

    Objet "Rappel : veuillez signer". Envoyé automatiquement tous les quelques jours ("Relancer tous les … jours", de 1 à 30, 3 par défaut) aux signataires dont c’est le tour, au maximum le nombre de fois défini (de 0 à 10, 3 par défaut). Également envoyé lorsque vous cliquez sur "Relancer" ou "Renvoyer le lien". Chaque rappel contient un nouveau lien ; le lien précédent cesse de fonctionner.

  4. 4. Entièrement signé

    Envoyé à chaque signataire et au créateur lorsque tout le monde a signé. Contient la somme de contrôle SHA 256. Le PDF signé avec son certificat d’audit est joint s’il ne dépasse pas 15 Mo.

  5. 5. Signature refusée

    Envoyé au créateur et aux autres signataires déjà invités lorsqu’un signataire refuse. Contient le nom du signataire et le motif. La demande prend fin.

  6. 6. Demande de signature retirée

    Envoyé aux signataires invités qui n’ont pas encore signé lorsque vous annulez la demande. Leurs liens cessent de fonctionner.

  7. 7. Demande de signature expirée

    Envoyé au créateur lorsque la demande expire avant que tout le monde ait signé. Les demandes expirent au bout de 30 jours, sauf si vous définissez une autre date.

Bon à savoir

  • Le créateur reçoit aussi une notification dans l’application lorsqu’une demande est terminée ou expire.
  • Les rappels automatiques et les expirations sont vérifiés toutes les 30 minutes.

Voir aussi