Comment BizCortex envoie les emails

Étapes

1. 1. L’email est mis en file d’attente

   Lorsque vous cliquez sur un bouton d’envoi, BizCortex confie l’email à une file d’attente en arrière plan. Votre travail est d’abord enregistré. Un problème de serveur de messagerie n’annule jamais l’opération métier : par exemple, la facture reste finalisée même si l’email échoue.

2. 2. La file d’attente distribue

   La file d’attente se connecte au serveur de messagerie et distribue l’email. Si le serveur de messagerie est injoignable, la file réessaie jusqu’à 5 fois, à environ une minute d’intervalle.

3. 3. Vous vérifiez le résultat

   Les emails de documents de Ventes apparaissent dans l’onglet "Journal des emails" des paramètres de vente et dans la liste des emails de chaque document. Les emails de relance apparaissent dans la "Boîte d’envoi" de la fonction de relance. Les demandes de signature consignent chaque email dans leur historique des événements.

Champs et options

Expéditeur (De)

L’adresse d’expédition de la plateforme pour presque tous les emails. Les emails de relance, les confirmations et rappels de rendez vous ainsi que les accusés de réception de demandes utilisent le nom de votre entreprise comme nom d’expéditeur et, s’il est configuré, votre propre serveur de messagerie.

Adresse de réponse

La plupart des emails n’ont pas d’adresse de réponse distincte. Les invitations d’agenda indiquent l’organisateur comme adresse de réponse. Les emails de relance utilisent l’adresse de réponse des paramètres de relance (ou celle du commercial). Les emails de documents de Ventes ne définissent pas d’adresse de réponse : indiquez donc vos coordonnées dans le texte du modèle ou dans votre signature.

Format

Les emails sont en texte brut. Quelques emails contiennent aussi une version HTML mise en forme : le briefing de l’Assistant, le récapitulatif de l’Advisor, les alertes urgentes de l’Advisor et les rappels de rendez vous envoyés aux contacts.

Pièces jointes

Selon l’email : documents PDF, fichiers de facture électronique (XRechnung ou ZUGFeRD), fichiers d’agenda (ICS), fichiers de rapport (CSV, XLSX ou PDF) ou le PDF entièrement signé.

Langue

Les emails aux clients et aux fournisseurs suivent la langue du client, du document ou de l’entreprise. Les langues de document prises en charge sont l’allemand, l’anglais, le français, l’espagnol, le suédois, le norvégien et le danois. Certaines notifications internes ne sont actuellement rédigées qu’en allemand ; cela est indiqué sur la page de chaque email.

Conseils

• Avant d’envoyer la première facture, vérifiez les modèles d’email et configurez votre signature email personnelle sous Mon compte, onglet Signature.
• Si vos clients doivent pouvoir répondre aux emails de documents, indiquez une adresse de réponse ou un numéro de téléphone dans votre signature ou dans le texte du modèle.

Bon à savoir

• BizCortex ne dispose pas de boîte de réception partagée pour les emails de documents. Les réponses aux emails de la plateforme n’arrivent pas dans BizCortex.
• Les réinitialisations de mot de passe, les codes d’authentification à deux facteurs et les emails d’invitation de votre équipe proviennent du service de connexion Auth0, et non directement de BizCortex.

Voir aussi

• Adresse d’expédition et serveur de messagerie

  De quelle adresse partent les emails, comment utiliser votre propre serveur de messagerie et quels paramètres d’expédition existent.

• Votre signature email et votre signature manuscrite

  Configurez votre signature texte pour les emails et votre signature dessinée pour les courriers, devis et confirmations de commande.

• Journal des emails

  Consultez chaque email de document envoyé depuis Ventes, avec son statut.