Cómo envía BizCortex los correos electrónicos
La dirección del remitente, la cola de envío, los idiomas y los registros que hay detrás de cada correo.
BizCortex envía correos por muchos motivos: documentos a clientes, enlaces de acceso a portales, solicitudes de firma, recordatorios, aprobaciones, resúmenes y avisos del agente de ventas. Esta página explica lo que tienen en común todos estos correos. Las páginas siguientes describen cada correo uno por uno.
La mayoría de los correos salen de la dirección de remitente de la plataforma BizCortex (por ejemplo, «BizCortex» con una dirección de no respuesta). El operador de la plataforma configura esta dirección y el servidor de correo. Los correos de las funciones de seguimiento y reuniones (el agente de ventas con IA) pueden salir en cambio en nombre de su empresa y a través de su propio servidor de correo. Consulte la página «Dirección del remitente y servidor de correo».
Pasos
1. El correo entra en la cola
Al hacer clic en un botón de envío, BizCortex entrega el correo a una cola en segundo plano. Primero se guarda su trabajo. Un problema con el servidor de correo nunca deshace la acción de negocio; por ejemplo, la factura sigue emitida aunque el correo falle.
2. La cola lo entrega
La cola se conecta al servidor de correo y entrega el mensaje. Si no se puede acceder al servidor de correo, la cola lo vuelve a intentar hasta 5 veces, con aproximadamente un minuto de intervalo.
3. Usted comprueba el resultado
Los correos de documentos de Ventas aparecen en la pestaña de registro de correos de los ajustes de ventas y en la lista de correos de cada documento. Los correos de seguimiento aparecen en la Bandeja de salida de la función de seguimiento. Las solicitudes de firma registran cada correo en su historial de eventos.
Campos y opciones
- Remitente (De)
La dirección de remitente de la plataforma para casi todos los correos. Los correos de seguimiento, las confirmaciones de reunión, los recordatorios de reunión y los acuses de recibo de consultas usan el nombre de su empresa como nombre del remitente y, si está configurado, su propio servidor de correo.
- Dirección de respuesta
La mayoría de los correos no tienen una dirección de respuesta propia. Las invitaciones de calendario fijan al organizador como dirección de respuesta. Los correos de seguimiento usan la dirección de respuesta de los ajustes de seguimiento (o la del comercial). Los correos de documentos de Ventas no fijan dirección de respuesta, así que incluya sus datos de contacto en el texto de la plantilla o en su firma.
- Formato
Los correos son de texto sin formato. Algunos llevan además una versión HTML con formato: el resumen del Asistente, el resumen de Advisor, los avisos urgentes de Advisor y los recordatorios de reunión a contactos.
- Adjuntos
Según el correo: documentos PDF, archivos de factura electrónica (XRechnung o ZUGFeRD), archivos de calendario (ICS), archivos de informe (CSV, XLSX o PDF) o el PDF firmado por todas las partes.
- Idioma
Los correos a clientes y proveedores siguen el idioma del cliente, del documento o de la empresa. Los idiomas de documento admitidos son alemán, inglés, francés, español, sueco, noruego y danés. Algunos avisos internos solo están redactados en alemán por ahora; esto se indica en la página de cada correo.
Consejos
- Antes de enviar la primera factura, revise las plantillas de correo y configure su firma de correo personal en Mi cuenta, pestaña Firma.
- Si los clientes deben poder responder a los correos de documentos, incluya una dirección de respuesta o un número de teléfono en su firma o en el texto de la plantilla.
Conviene saber
- BizCortex no tiene un buzón compartido para los correos de documentos. Las respuestas a los correos de la plataforma no llegan a BizCortex.
- Los restablecimientos de contraseña, los códigos del segundo factor y los correos de invitación para su equipo proceden del servicio de inicio de sesión Auth0, no del propio BizCortex.
Relacionado
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Desde qué dirección salen los correos, cómo usar su propio servidor de correo y qué ajustes de remitente existen.
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- Registro de correos
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