Documentación de BizCortex

Correos de firma electrónica

Invitaciones, códigos, recordatorios y resultados de las solicitudes de firma.

Una solicitud de firma envía correos a cada firmante y a la persona que creó la solicitud. Hay textos en alemán, inglés, francés, español, sueco, noruego y danés; el idioma se elige por solicitud («Idioma de los correos») o por firmante. Estos correos terminan con el nombre de su empresa. No incluyen su firma personal.

Quién puede usarlo

  • Propietario
  • Administrador
  • Contable
  • Ventas
  • Responsable de RR. HH.
  • Compras

Pasos

  1. 1. Invitación a firmar

    Se envía a cada firmante cuando le llega su turno: a todos a la vez en la firma en paralelo, o uno tras otro en la firma secuencial. Contiene el nombre del remitente, su empresa, el título del documento, su mensaje opcional, el enlace personal, la fecha de caducidad y si el código de confirmación llega por correo o por SMS. El enlace es personal y no debe reenviarse.

  2. 2. Código de confirmación

    Se envía cuando el firmante abre el enlace y solicita un código por correo. El asunto hace referencia a su código de confirmación. El código es válido durante 10 minutos. Un código por SMS se envía en su lugar como mensaje de texto.

  3. 3. Recordatorio

    Un recordatorio para firmar. Se envía automáticamente cada pocos días (cada cuántos días se configura, de 1 a 30, por defecto 3) a los firmantes a los que les toca firmar, como máximo el número de veces definido (de 0 a 10, por defecto 3). También se envía cuando usted pulsa el botón de recordar o «Reenviar enlace». Cada recordatorio contiene un enlace nuevo; el anterior deja de funcionar.

  4. 4. Firmado por todos

    Se envía a cada firmante y al creador cuando todos han firmado. Contiene la suma de comprobación SHA 256. El PDF firmado con su certificado de auditoría se adjunta si no supera los 15 MB.

  5. 5. Firma rechazada

    Se envía al creador y a los demás firmantes ya invitados cuando un firmante rechaza firmar. Contiene el nombre del firmante y el motivo. La solicitud finaliza.

  6. 6. Solicitud de firma retirada

    Se envía a los firmantes invitados que aún no han firmado cuando usted cancela la solicitud. Sus enlaces dejan de funcionar.

  7. 7. Solicitud de firma caducada

    Se envía al creador cuando la solicitud caduca antes de que todos hayan firmado. Las solicitudes caducan a los 30 días, salvo que fije otra fecha.

Conviene saber

  • El creador también recibe una notificación en la aplicación cuando una solicitud se completa o caduca.
  • Los recordatorios automáticos y la caducidad se comprueban cada 30 minutos.

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