BizCortex Dokumentation

EMails zur elektronischen Unterschrift

Einladungen, Codes, Erinnerungen und Ergebnisse von Signaturanfragen.

Eine Signaturanfrage sendet EMails an alle Unterzeichnenden und an die Person, die die Anfrage erstellt hat. Texte gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Norwegisch und Dänisch; die Sprache wird je Anfrage ("Sprache der EMails") oder je unterzeichnender Person gewählt. Diese EMails enden mit Ihrem Firmennamen. Ihre persönliche Signatur enthalten sie nicht.

Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Buchhaltung
  • Vertrieb
  • Personal
  • Einkauf

Schritte

  1. 1. Einladung "Bitte unterschreiben"

    Wird an jede unterzeichnende Person gesendet, sobald sie an der Reihe ist: bei paralleler Unterschrift an alle gleichzeitig, bei der Unterschrift in Reihenfolge nacheinander. Enthält den Namen des Absenders, Ihre Firma, den Titel des Dokuments, Ihre optionale Nachricht, den persönlichen Link, das Ablaufdatum und den Hinweis, ob der Bestätigungscode per EMail oder per Textnachricht kommt. Der Link ist persönlich und darf nicht weitergeleitet werden.

  2. 2. Bestätigungscode

    Wird versendet, wenn die unterzeichnende Person den Link öffnet und einen Code per EMail anfordert. Betreff: "Ihr Bestätigungscode". Der Code ist 10 Minuten gültig. Ein Code per Textnachricht wird stattdessen als SMS gesendet.

  3. 3. Erinnerung

    Betreff "Erinnerung: bitte unterschreiben". Wird automatisch alle paar Tage ("Erinnern alle … Tage", 1 bis 30, Standard 3) an Unterzeichnende gesendet, die an der Reihe sind, höchstens so oft wie eingestellt (0 bis 10, Standard 3). Wird auch versendet, wenn Sie auf "Erinnern" oder "Link neu senden" klicken. Jede Erinnerung enthält einen neuen Link; der vorherige Link funktioniert dann nicht mehr.

  4. 4. Vollständig unterschrieben

    Wird an alle Unterzeichnenden und an die erstellende Person gesendet, wenn alle unterschrieben haben. Enthält die SHA 256 Prüfsumme. Das unterschriebene PDF mit seinem Signaturprotokoll wird angehängt, wenn es nicht größer als 15 MB ist.

  5. 5. Unterschrift abgelehnt

    Wird an die erstellende Person und an die anderen bereits eingeladenen Unterzeichnenden gesendet, wenn jemand die Unterschrift ablehnt. Enthält den Namen der ablehnenden Person und den Grund. Die Anfrage endet.

  6. 6. Signaturanfrage zurückgezogen

    Wird an eingeladene Unterzeichnende gesendet, die noch nicht unterschrieben haben, wenn Sie die Anfrage zurückziehen. Ihre Links funktionieren dann nicht mehr.

  7. 7. Signaturanfrage abgelaufen

    Wird an die erstellende Person gesendet, wenn die Anfrage abläuft, bevor alle unterschrieben haben. Anfragen laufen nach 30 Tagen ab, sofern Sie kein anderes Datum festlegen.

Gut zu wissen

  • Die erstellende Person erhält außerdem eine Benachrichtigung in der App, wenn eine Anfrage abgeschlossen ist oder abläuft.
  • Automatische Erinnerungen und der Ablauf werden alle 30 Minuten geprüft.

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