Emails de relance et de rendez vous de l’agent commercial
Les emails aux contacts et aux commerciaux autour des appels IA, des demandes entrantes, des rendez vous et du preneur de notes.
Les fonctions d’appel et de relance envoient des emails aux contacts (prospects) et à vos commerciaux. Les emails aux contacts partent au nom de votre entreprise, comportent un lien de désinscription et respectent la liste d’opposition. Une personne qui a demandé à ne plus être contactée ne reçoit plus aucun email.
Étapes
1. Emails de relance aux contacts
Après un appel IA, l’agent peut envoyer un récapitulatif avec des créneaux de rendez vous proposés, puis un rappel après quelques jours ouvrés, et enfin planifier un appel de relance. Chaque étape peut être désactivée. Ces emails ne partent qu’aux contacts qui ont expressément accepté de recevoir des emails. Avec "Relire avant l’envoi", les brouillons attendent dans la "Boîte d’envoi" jusqu’à votre approbation. Signature : la signature de relance, sinon la signature personnelle du commercial, sinon le nom du commercial et celui de l’entreprise. Chaque email contient le lien vers la politique de confidentialité et "Ne plus recevoir d’emails".
2. Confirmation et rappel de rendez vous au contact
Lorsqu’un rendez vous est réservé, le contact reçoit immédiatement une confirmation par email (qui annonce le rappel par SMS). Un email de rappel suit le nombre d’heures défini avant le rendez vous, envoyé uniquement entre 08:00 et 20:00 dans le fuseau horaire du contact. Les deux textes sont des modèles fixes sans publicité. Si le preneur de notes participe, l’email l’explique et contient un lien pour le refuser.
3. Accusé de réception d’une demande
Lorsqu’une demande arrive depuis le site web et que le premier appel ne peut pas avoir lieu tout de suite, la personne reçoit un court email indiquant quand vous la rappellerez. Il est envoyé une seule fois par demande.
4. Notifications au commercial
Le commercial reçoit : un résumé après chaque appel IA (résultat, synthèse, points clés, objections, prochaine étape et transcription), une note lorsqu’un contact réserve un rendez vous depuis un email de relance, des notes lorsqu’un rendez vous est annulé, déplacé ou que le contact demande un autre horaire, une copie de chaque réponse d’un contact avec sa classification, une liste des contacts de salon sans numéro de téléphone, et une notification lorsque le preneur de notes perd l’accès à l’agenda.
5. Note de préparation du rendez vous au commercial
Quelques heures avant un rendez vous (jamais avant 08:00 dans le fuseau horaire du commercial), le commercial reçoit un email unique indiquant qui il rencontre, ce qui a été dit lors des appels, les recherches effectuées et des questions suggérées. Les faits proviennent du système ; seule la formulation provient de l’IA.
Bon à savoir
- Les emails aux contacts peuvent utiliser votre propre serveur de messagerie. Les notifications aux commerciaux proviennent de l’expéditeur de la plateforme.
- Le lien de désinscription des emails de relance reste valable 180 jours.
Voir aussi
- Adresse d’expédition et serveur de messagerie
De quelle adresse partent les emails, comment utiliser votre propre serveur de messagerie et quels paramètres d’expédition existent.