Dokumentation til BizCortex

Fakturaer, tilbud og andre salgsdokumenter

De mails, der sender fakturaer, kreditnotaer, tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler og kontoudtog.

I appen Salg kan du sende hvert dokument til kunden på mail. BizCortex udfylder emne og tekst ud fra mailskabelonen for dokumenttypen og dokumentets sprog, vedhæfter PDF'en og tilføjer et link til den offentlige dokumentside.

Fakturaer, tilbud og andre salgsdokumenter
Skærmbillede af denne visning

Hvem kan bruge det

  • Ejer
  • Administrator
  • Bogholder
  • Salg

Trin

  1. 1. Faktura og kreditnota

    Sendes, når du bogfører en faktura med valget "Send til kunden på mail" ("PDF til" kundens adresse, med en valgfri "Besked"), eller senere med "Send på mail" på fakturaen. Indeholder nummer, beløb, forfaldsdato, linket "Se og betal online", når der findes et offentligt link, hilsenen "Med venlig hilsen" og din signatur. Vedhæftede filer: PDF'en og, hvis valgt, den elektroniske faktura. En kreditnota bruger skabelonen for kreditnotaer.

  2. 2. Tilbud

    Sendes med "Send på mail" på tilbuddet. Indeholder nummer, beløb, datoen "gyldig til" og linket "Du kan acceptere tilbuddet online". Kunden kan acceptere eller afvise på den offentlige side. Vedhæftet fil: PDF'en.

  3. 3. Ordrebekræftelse og følgeseddel

    Sendes med "Send på mail" på dokumentet. En kort tekst med nummer, hilsen og din signatur. Vedhæftet fil: PDF'en. Følgesedler viser ingen priser.

  4. 4. Kontoudtog

    Sendes fra kunden med "Send på mail" på kontoudtoget. Indeholder slutsaldoen. Vedhæftet fil: kontoudtoget som PDF.

  5. 5. Tilbagevendende fakturaer

    En plan for tilbagevendende fakturaer, hvor "Send automatisk på mail" er slået til, sender hver ny faktura på mail, så snart den er oprettet, med fakturaskabelonen og PDF'en.

Felter og valgmuligheder

Modtagere

Valgfrit. Flere adresser adskilt med komma. Er feltet tomt, bruger BizCortex mailadressen på dokumentets kontaktperson, og findes der ingen, kundens mailadresse. Findes ingen af dem, afvises afsendelsen med "Kunden har ingen mailadresse."

Kopi (Cc)

Valgfrie ekstra modtagere i kopi.

Emne og besked

Valgfrit. "Tomt = emne og tekst fra mailskabelonen". En tekst, du skriver her, erstatter skabelonen helt, også signaturen.

Vedhæft efaktura (XRechnung / ZUGFeRD)

Kun fakturaer. Vedhæfter den elektroniske fakturafil i det format, der er angivet for kunden, eller i standardformatet fra salgsindstillingerne.

Mailliste

Hvert dokument viser de mails, der er sendt for det, med status I kø, Sendt eller Mislykket, eller "Ingen mails sendt endnu."

Tips

  • Bcc adressen fra salgsindstillingerne modtager en kopi af alle dokumentmails.
  • Tjek fanen "Maillog", når en kunde siger, at et dokument ikke er kommet frem.

Godt at vide

  • PDF'en vedhæftes kun, når PDF tjenesten er tilgængelig. Er den ikke det, sendes mailen uden PDF, men med det offentlige link.
  • En sendt faktura kan ikke ændres. Rettelser sker via en kreditnota, som du sender på samme måde.
  • Din personlige signatur tilføjes via pladsholderen {{ signature }}. Tilpassede skabeloner uden denne pladsholder viser ingen signatur.

Relateret