Overfør medarbejdere og løn
Hvad der bliver af medarbejderlister, ansættelseskontrakter, lønsedler, personaleskemaer og lønjournaler, og hvordan overførte lønværdier fører årets akkumulerede beløb videre i lønnen.
Til personale er der tre grupper: Medarbejdere, Lønoplysninger og Overførte lønværdier. Oplysninger om samme person flettes til én post og genkendes på skatte ID, socialsikringsnummer, personalenummer, e mail eller navn og fødselsdato, ellers på navnet.
Overførte lønværdier er det gamle systems akkumulerede beløb for året frem til den sidste lønnede måned: brutto, skattepligtig brutto, lønskat (Lohnsteuer), solidaritetstillæg, kirkeskat, arbejdstagers og arbejdsgivers andele af syge, pensions, arbejdsløsheds og plejeforsikring, formuedannende ydelser, SV dage og SV bruttobeløbene. Efter overførslen lægger lønnen i BizCortex disse værdier til sine egne endelige lønsedler i samme år, for månederne efter måneden i "Til måned". Så fortsætter årets akkumulerede beløb på lønsedlerne uden brud.
Hvem kan bruge det
- Ejer og Administrator med adgang til personaledata
Trin
1. Upload dokumenterne
Upload medarbejderlisten, ansættelseskontrakterne, lønsedlerne, personaleskemaerne og, hvis du har den, lønjournalen. Pr. person er den sidste lønseddel før skæringsdatoen nok; ældre skader ikke.
2. Besvar spørgsmålene
Typiske spørgsmål er en manglende arbejdsmail, en konflikt om skatteklassen eller, når dokumenterne dækker flere år, for hvilket år lønværdierne skal overføres.
3. Overfør Medarbejdere
Kontroller gruppen Medarbejdere, og klik på "Overfør". Nye personer oprettes; eksisterende opdateres med de ændrede felter.
4. Overfør Lønoplysninger
Overfør derefter Lønoplysninger. Skatteklasse, kirkeskat, børnefradrag, sygeforsikring, bidragsgruppe og persongruppe går til personens stamdata; delstat, børn under 25 og forældrestatus går til lønindstillingerne. Sygeforsikringen tilknyttes, når der findes en med det navn eller det virksomhedsnummer.
5. Overfør Overførte lønværdier
Overfør Overførte lønværdier til sidst. Der gemmes ét sæt værdier pr. person og år; et eksisterende sæt for samme år erstattes.
6. Afstem
På fanen "Resultat" bekræfter en kontrol, at værdierne er fuldt indeholdt i årets akkumulerede beløb, og når en lønjournal er uploadet, sammenligner en anden brutto og lønskat med journalen.
Felter og valgmuligheder
- Medarbejderliste
En tabel med én række pr. person; giver medarbejdere og lønoplysninger.
- Ansættelseskontrakt
Personen, ansættelsesdato, stilling, ugentlige timer, feriedage, løn, tidsbegrænsning, prøvetid og opsigelsesvarsel.
- Lønseddel
Personen med personalenummer, skatte ID og socialsikringsnummer, lønoplysningerne, månedens brutto og årets akkumulerede beløb. Beløbene fra årets sidste lønseddel bliver til de overførte lønværdier; lønsedlen for juni erstatter den for maj.
- Personaleskema
Personen, privatadresse, identifikationsnumre, bankkonto og lønoplysninger.
- Lønjournal
En tabel med årsværdierne pr. person; giver overførte lønværdier og bruges til afstemningen.
- Obligatoriske felter
Medarbejdere: fornavn, efternavn, arbejdsmail og ansættelsesdato. Lønoplysninger: skatteklasse. Overførte lønværdier: år og brutto (akkumuleret for året).
Tips
- Månedens brutto fra en lønseddel skrives i lønhistorikken som lønnen fra den måned. Lønnen fra ansættelseskontrakten gælder fra ansættelsesdatoen.
- Mangler mange personer den samme værdi, for eksempel ansættelsesdatoen, så brug "Brug for alle ens" eller assistenten.
Godt at vide
- Et dokument læses for præcis én person. Indeholder en PDF lønsedlerne for flere personer, findes kun den første; del sådanne filer op pr. person før upload.
- Lønsedler, ansættelseskontrakter og personaleskemaer for en overført person lægges i personens personalemappe. Lønsedler og kontrakter er synlige for personen selv dér, personaleskemaet er ikke.
- Fortryd: En oprettet person slettes, så længe der ikke findes lønsedler for personen; lønoplysninger får deres tidligere værdier, og overførte lønværdier slettes eller sættes tilbage til deres tidligere stand. En lønændring bliver stående i lønhistorikken.
Relateret
- Personalesagen og dens faner
Alle faner i en personalesag, og hvad du kan gøre i hver af dem.
- Lønhistorik
Registrér lønændringer med en ikrafttrædelsesdato, også fremtidige lønstigninger.
- Løndata pr. medarbejder og lønstrukturer
Medtag medarbejdere i lønkørslen, tilføj tillæg og fradrag, og tildel lønstrukturer.
- Lønsedler
Læs en lønseddel, dens beregningsspor og PDF'en, og se, hvordan medarbejderne får den.
- Resultat og afstemning
Se pr. gruppe, hvad der blev oprettet og opdateret, og læs de kontroller, der afstemmer antal, åbningsbalance, åbne poster og løn.
- Arkiv, personalemappe og databeskyttelse
Hvor de uploadede filer ligger, hvordan AI'en læser dem, hvem der ser fortrolige dokumenter, og hvordan filerne arkiveres i GoBD arkivet og i personalemappen.