Arkiv, personalemappe og databeskyttelse
Hvor de uploadede filer ligger, hvordan AI'en læser dem, hvem der ser fortrolige dokumenter, og hvordan filerne arkiveres i GoBD arkivet og i personalemappen.
De uploadede filer ligger i Dokumenter i området "Datenübernahme" med én mappe pr. overførsel. Kun Ejer og Administrator ser dette område. Dine filer bliver i dit miljø i EU og læses kun til denne overførsel.
En AI sorterer filerne og læser værdierne ud. Hver læst værdi kontrolleres derefter i programmet: Citatet skal stå ordret på den nævnte side og understøtte værdien. Det, der ikke består kontrollen, kasseres og gemmes aldrig. Derfor ser du kilden til hver værdi. Indholdet i et dokument behandles altid som indhold, aldrig som en instruktion til AI'en.
Hvem kan bruge det
- Ejer og Administrator
Felter og valgmuligheder
- Fortrolige dokumenter
Lønsedler, ansættelseskontrakter, personaleskemaer, lønjournaler og medarbejderlister, deres poster og spørgsmål samt grupperne Medarbejdere, Lønoplysninger og Overførte lønværdier er kun synlige for medlemmer med adgang til personaledata. For alle andre findes de ikke, og instruktioner til assistenten når dem ikke.
- GoBD arkiv
Når en gruppe overføres, arkiveres filerne bag dens poster én gang med dokumenttype og opbevaringsperiode efter deres type, som regel ti år og otte år for kontoudtog. En fil om præcis én person, kunde eller leverandør knyttes til denne post; lister og eksporter knyttes til overførslen.
- Gruppen Dokumenter
Den overføres til sidst og arkiverer alle resterende filer, for eksempel afgørelser og kontrakter, der ikke giver poster, eller filer, hvis post blev sprunget over.
- Personalemappe
Lønsedler, ansættelseskontrakter og personaleskemaer for en overført person lægges også i personens personalemappe med bemærkningen "Aus der Datenübernahme". I arkivet har de HR dokumenttyperne, som kun er synlige med de tilsvarende rettigheder.
Tips
- Historiske bilag har en bemærkning om, at det originale bilag ligger i arkivet. Dér finder du dokumentet fra det gamle system.
Godt at vide
- Arkivet kan ikke ændres: Fortryd fjerner aldrig et arkiveret dokument.
- Sletter du en overførsel, før noget er overført, slettes dens uploadede filer fra Dokumenter.
- Når vores team handler som din virksomhed, står hver forespørgsel i din log, og overførsel og fortrydelse registreres i revisionsloggen med denne oplysning.
Relateret
- Dokumentarkiv (GoBD)
Fakturaer, bilag og eksporter gemt uforanderligt med kontrolsum og opbevaringsperiode.
- Personaledokumenter
Før personalemappen, bestem hvad medarbejderen må se, og generér breve fra skabeloner.
- Revisionslog
En log, hvor manipulation kan opdages, over hvem der har oprettet, ændret eller slettet hvad og hvornår.
- Dokumenter: områder og adgang
Organisér wikien i områder, og bestem, hvem der kan læse, redigere eller administrere dem.
- Appen Dataoverførsel
Hvad en overførsel er, hvordan dine filer bliver til poster, og hvorfor intet skrives til dine data, før du godkender det.