Archiv, Personalakte und Datenschutz
Wo die hochgeladenen Dateien liegen, wie die KI sie liest, wer vertrauliche Unterlagen sieht und wie die Dateien im GoBD Archiv und in der Personalakte abgelegt werden.
Die hochgeladenen Dateien liegen in den Dokumenten im Bereich "Datenübernahme", mit einem Ordner je Übernahme. Diesen Bereich sehen nur Inhaber und Administratoren. Ihre Dateien bleiben in Ihrem Mandanten in der EU und werden nur für diese Übernahme gelesen.
Eine KI ordnet die Dateien ein und liest die Werte aus. Jeder gelesene Wert wird danach im Programm geprüft: Das Zitat muss wörtlich auf der genannten Seite stehen und den Wert stützen. Was diese Prüfung nicht besteht, wird verworfen und nie gespeichert. Deshalb sehen Sie zu jedem Wert die Fundstelle. Der Inhalt eines Dokuments gilt als Inhalt, nie als Anweisung an die KI.
Wer kann das nutzen
- Inhaber und Administratoren
Felder und Optionen
- Vertrauliche Unterlagen
Lohn und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Personalbögen, Lohnjournale und Mitarbeiterlisten, ihre Datensätze und Fragen sowie die Gruppen Mitarbeitende, Lohndaten und Vortragswerte Lohn sehen nur Mitglieder mit der Berechtigung für Personaldaten. Für alle anderen sind sie nicht vorhanden, und Anweisungen an den Assistenten erreichen sie nicht.
- GoBD Archiv
Wird eine Gruppe übernommen, werden die Dateien hinter ihren Datensätzen einmal im Archiv abgelegt, mit Dokumenttyp und Aufbewahrungsfrist nach ihrer Art, meist zehn Jahre, bei Kontoauszügen acht Jahre. Eine Datei über genau eine Person, einen Kunden oder einen Lieferanten wird mit diesem Eintrag verknüpft, Listen und Exporte mit der Übernahme.
- Gruppe Dokumente
Sie wird zuletzt übernommen und legt alle übrigen Dateien im Archiv ab, zum Beispiel Bescheide und Verträge, die keine Datensätze ergeben, oder Dateien, deren Eintrag übersprungen wurde.
- Personalakte
Abrechnungen, Arbeitsverträge und Personalbögen einer übernommenen Person kommen zusätzlich in ihre Personalakte, mit dem Vermerk "Aus der Datenübernahme". Im Archiv tragen sie die Dokumenttypen für Personal, die nur mit den passenden Berechtigungen sichtbar sind.
Tipps
- Übernommene Altbelege tragen den Hinweis, dass der Originalbeleg im Archiv liegt. Dort finden Sie das Dokument aus dem alten System.
Gut zu wissen
- Das Archiv ist unveränderbar: Rückgängig machen entfernt kein archiviertes Dokument.
- Löschen Sie eine Übernahme, bevor etwas übernommen wurde, werden ihre hochgeladenen Dateien aus den Dokumenten gelöscht.
- Arbeitet unser Team als Ihre Firma, steht jede Anfrage in Ihrem Protokoll, und Übernehmen und Rückgängig machen werden mit diesem Hinweis im Prüfprotokoll festgehalten.
Verwandte Seiten
- Belegarchiv (GoBD)
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- Personaldokumente
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- Prüfprotokoll
Ein manipulationssicheres Protokoll darüber, wer was wann angelegt, geändert oder gelöscht hat.
- Dokumente: Bereiche und Zugriff
Das Wiki in Bereiche gliedern und festlegen, wer sie lesen, bearbeiten oder verwalten darf.
- Die App Datenübernahme
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