Archive, dossier du personnel et protection des données
Où les fichiers téléversés sont conservés, comment l’IA les lit, qui voit les documents confidentiels, et comment les fichiers sont classés dans l’archive GoBD et le dossier du personnel.
Les fichiers téléversés sont conservés dans Docs, dans l’espace "Datenübernahme", avec un dossier par reprise. Seuls le Propriétaire et l’Administrateur voient cet espace. Vos fichiers restent dans votre espace, dans l’UE, et ne sont lus que pour cette reprise.
Une IA classe les fichiers et en lit les valeurs. Chaque valeur lue est ensuite contrôlée par le programme : la citation doit figurer mot pour mot sur la page indiquée et étayer la valeur. Ce qui échoue à ce contrôle est écarté et jamais enregistré. C’est pourquoi vous voyez la source de chaque valeur. Le contenu d’un document est toujours traité comme un contenu, jamais comme une instruction adressée à l’IA.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire et Administrateur
Champs et options
- Documents confidentiels
Les bulletins de paie, contrats de travail, fiches du salarié, journaux de paie et listes du personnel, leurs enregistrements et leurs questions, ainsi que les groupes Collaborateurs, Données de paie et Reports de paie ne sont visibles que pour les membres disposant de l’autorisation pour les données du personnel. Pour tous les autres, ils n’existent pas, et les instructions à l’assistant ne les atteignent pas.
- Archive GoBD
Lorsqu’un groupe est appliqué, les fichiers à l’origine de ses enregistrements sont classés une fois dans l’archive, avec le type de document et la durée de conservation de leur type, le plus souvent dix ans et huit ans pour les relevés bancaires. Un fichier concernant une seule personne, un seul client ou un seul fournisseur est lié à cette entrée ; les listes et les exports sont liés à la reprise.
- Groupe Documents
Il est appliqué en dernier et classe tous les fichiers restants dans l’archive, par exemple des avis et des contrats qui ne donnent aucun enregistrement, ou des fichiers dont l’entrée a été ignorée.
- Dossier du personnel
Les bulletins de paie, contrats de travail et fiches du salarié d’une personne appliquée sont aussi placés dans son dossier du personnel, avec la mention "Aus der Datenübernahme". Dans l’archive, ils portent les types de documents RH, visibles uniquement avec les autorisations correspondantes.
Conseils
- Les pièces historiques portent la mention indiquant que la pièce originale se trouve dans l’archive. Vous y trouvez le document de l’ancien système.
Bon à savoir
- L’archive ne peut pas être modifiée : l’annulation ne retire jamais un document archivé.
- Si vous supprimez une reprise avant que quoi que ce soit ait été appliqué, ses fichiers téléversés sont supprimés de Docs.
- Lorsque notre équipe agit en tant que votre entreprise, chaque requête figure dans votre journal, et les applications et annulations sont consignées dans le journal d’audit avec cette mention.
Voir aussi
- Archive des documents (GoBD)
Factures, justificatifs et exports conservés de façon immuable, avec somme de contrôle et durée de conservation.
- Documents du personnel
Tenez le dossier du personnel, décidez de ce que le salarié peut voir et générez des courriers à partir de modèles.
- Journal d’audit
Un journal infalsifiable indiquant qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand.
- Documents : espaces et accès
Organisez le wiki en espaces et décidez qui peut les lire, les modifier ou les gérer.
- L’application Reprise des données
Ce qu’est une reprise, comment vos fichiers deviennent des enregistrements, et pourquoi rien n’est écrit dans vos données avant votre validation.