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Documents : espaces et accès

Organisez le wiki en espaces et décidez qui peut les lire, les modifier ou les gérer.

Ouvrez Espace de travail, Documents. La vue d’ensemble affiche vos espaces, les pages "Consultés récemment" et les Favoris. Un espace est un conteneur de pages et de fichiers. C’est votre rôle dans l’espace qui détermine ce que vous pouvez y faire, et pas seulement votre rôle dans l’entreprise.

Documents : espaces et accès
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié : créer des espaces et des pages
  • Propriétaire, Administrateur : créer des espaces pour toute l’entreprise et gérer tous les espaces qui ne sont pas privés
  • Lecteur : lecture seule

Étapes

  1. 1. Créer un espace

    Cliquez sur "Nouvel espace", choisissez le Type, saisissez un Nom et enregistrez.

  2. 2. Gérer les accès

    Ouvrez l’espace et cliquez sur "Gérer l’espace". Sous Accès, définissez un rôle par rôle d’entreprise (par exemple "Tous les membres de l’entreprise" ont le rôle Modification). Utilisez "Ajouter un membre" pour attribuer un rôle explicite à une personne, et "Retirer le membre" pour le lui retirer.

  3. 3. Supprimer un espace

    Cliquez sur "Supprimer l’espace définitivement". Toutes les pages, versions et tous les fichiers de l’espace sont supprimés définitivement. Les documents déjà clôturés restent dans l’archive.

  4. 4. Exporter un espace

    Utilisez "Espace en ZIP" pour télécharger toutes les pages et tous les fichiers de l’espace.

Champs et options

Toute l’entreprise

Visible et modifiable par tous les membres de l’entreprise. Les lecteurs ont un accès en lecture seule. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent le créer.

Service

Uniquement pour les membres ajoutés explicitement et les rôles autorisés.

Privé

Vous seul pouvez voir cet espace. Les administrateurs non plus n’y ont pas accès. Un espace privé ne peut pas avoir de membres.

Projet

Les membres du projet lié peuvent collaborer (ils ont le droit de modification par défaut). Vous devez sélectionner un projet.

Nom, Icône, Description

L’icône est un emoji.

Lecture, Modification, Gestion

Les trois rôles d’espace. Lecture : consulter et commenter. Modification : également créer, modifier, déplacer et mettre à la corbeille des pages, téléverser et partager des fichiers, clôturer. Gestion : également gérer les membres et les accès, supprimer l’espace, rouvrir les pages clôturées et supprimer les commentaires des autres.

Bon à savoir

  • Les espaces que vous ne pouvez pas voir n’apparaissent pas du tout : leur existence n’est donc pas révélée.
  • Dans l’export ZIP, les fichiers de la bibliothèque sont inclus jusqu’à 500 Mo au total. Les fichiers plus volumineux sont seulement listés.

Voir aussi