Documents : clôturer dans l’archive GoBD
Conservez une page ou un fichier de manière inaltérable dans l’archive, avec la bonne durée de conservation.
Cliquez sur "Clôturer (archive GoBD)". L’état actuel est conservé de manière inaltérable dans l’archive GoBD, avec une somme de contrôle et une durée de conservation selon le type de document. Une page est conservée au format PDF. Un fichier est conservé tel quel. La page affiche ensuite "Clôturé le … et archivé de façon infalsifiable. La page est en lecture seule."
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Comptable
- Responsable RH
- Le rôle d’espace Modification est également requis
Étapes
1. Clôturer
Choisissez le Type de document, éventuellement une Référence, et cliquez sur Clôturer.
2. Rouvrir
Un gestionnaire de l’espace peut cliquer sur "Rouvrir pour modification". La copie archivée reste inchangée. Une nouvelle clôture archive le nouveau contenu comme un nouveau document.
Champs et options
- Type de document
Documentation des procédures, Document organisationnel et Autre : 10 ans. Contrat, Courrier professionnel, Procès verbal de réunion et Certificat : 6 ans. La durée de conservation court à partir de la fin de l’année civile.
- Référence (facultatif)
Un numéro de référence pour l’archive.
Bon à savoir
- Les pages des espaces privés ne peuvent pas être clôturées, car l’archive est visible par la comptabilité.
Voir aussi
- Documents : modèles et export
Créez des pages à partir de modèles, enregistrez vos propres modèles et exportez des pages.