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Signature électronique : l’assistant d’envoi

Téléversez le document, ajoutez les signataires, placez les champs et envoyez.

L’assistant "Envoyer pour signature" comporte trois étapes : Document, Signataires et Placer les champs. Un brouillon est enregistré au fur et à mesure ("Brouillon enregistré") : vous pouvez donc quitter l’assistant et y revenir avec "Continuer la modification".

Signature électronique : l’assistant d’envoi
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Toute personne disposant de l’autorisation d’écriture sur la Signature électronique

Étapes

  1. 1. Document

    Saisissez un Titre (par exemple "Contrat cadre 2026") et téléversez un PDF (PDF uniquement, 25 Mo max.). Ou utilisez "Choisir dans l’archive" et "Rechercher dans l’archive" pour envoyer un PDF déjà archivé. Le document est archivé de manière inaltérable au moment de l’envoi.

  2. 2. Paramètres

    Rédigez un "Message aux signataires". Choisissez l’Ordre : "Tous en même temps" (tout le monde est invité simultanément) ou "L’un après l’autre" (chaque signataire est invité lorsque le précédent a signé). Choisissez la "Langue des emails" et définissez "Valable jusqu’au" et "Relancer tous les … jours".

  3. 3. Signataires

    Cliquez sur "Ajouter" pour chaque signataire et saisissez le Nom, l’Email et, si vous le souhaitez, le Rôle et le Numéro de portable. Activez "Code de confirmation par SMS au lieu de l’email" pour envoyer le code par SMS. Avec "L’un après l’autre", utilisez "Monter" et "Descendre" pour définir l’ordre. "Retirer" supprime un signataire (il doit en rester au moins un).

  4. 4. Placer les champs

    Sous "Champ pour", choisissez le signataire et sous "Type de champ" la nature du champ, puis cliquez sur la page pour le placer. Parcourez les pages avec le sélecteur de page. Utilisez "Retirer le champ" pour en supprimer un.

  5. 5. Envoyer

    Cliquez sur "Envoyer". Confirmez "Envoyer pour signature ?". Le document est archivé et chaque signataire dont c’est le tour reçoit un lien par email. Le document ne peut plus être modifié ensuite.

Champs et options

Types de champ

Signature, Initiales, Date, Texte et Case à cocher.

Aucun champ

Les champs sont facultatifs. Sans champ, les signatures n’apparaissent que sur le certificat d’audit à la fin du document.

Langue des emails

Deutsch, English, Français, Español, Svenska, Norsk bokmål ou Dansk. La page de signature utilise les mêmes langues.

Valable jusqu’au

Par défaut : 30 jours après la création.

Relancer tous les … jours

Par défaut : tous les 3 jours, 3 relances au maximum. Valeurs autorisées : de 1 à 30 jours et jusqu’à 10 relances.

Numéro de portable

Au format international, par exemple +491701234567.

Supprimer le brouillon

Supprime le brouillon et le document téléversé.

Bon à savoir

  • Limites : PDF jusqu’à 25 Mo et 300 pages, jusqu’à 20 signataires et 200 champs par demande, message jusqu’à 4000 caractères.

Voir aussi