Documentation BizCortex

Signature électronique : finalisation et certificat d’audit

Ce qui se passe après la dernière signature, et ce que contient le certificat d’audit.

Lorsque le dernier signataire a signé, BizCortex génère automatiquement le document final. Les images de signature ainsi que les valeurs de texte, de date et d’initiales sont apposées sur les pages, à l’emplacement des champs. Un certificat d’audit est ajouté à la fin. Le PDF est scellé et archivé de manière inaltérable, tout comme le certificat seul.

Tout le monde reçoit la copie finale par email ("Entièrement signé : titre", avec la somme de contrôle). L’expéditeur reçoit aussi une notification dans l’application. La source est également mise à jour : un devis est marqué comme accepté, et la copie signée d’un document RH est enregistrée dans le dossier du personnel.

Signature électronique : finalisation et certificat d’audit
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Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Toute personne disposant de l’autorisation de lecture sur la Signature électronique

Champs et options

Certificat d’audit

Indique le document, l’identifiant de la demande, l’expéditeur, les dates, les pages, la somme de contrôle de l’original et du contenu signé, le hachage de la chaîne d’événements, chaque signataire (nom, email ou téléphone, rôle, mode de signature, vérification d’identité, heure de confirmation du code, heure de signature, adresse IP et navigateur) avec ses images de signature, et la liste complète des événements.

Cachet

Un cachet électronique PAdES sur le PDF final. Toute modification ultérieure du PDF invalide le cachet.

Conservation

Le document signé et les données des signataires sont conservés pendant 10 ans.

Bon à savoir

  • Si une demande est refusée, tout le monde en est informé par email ("Signature refusée") et la demande prend fin.
  • L’expiration, les relances et les finalisations échouées sont traitées toutes les 30 minutes. Lorsqu’une demande expire, l’expéditeur en est informé par email.
  • Le certificat de cachet provient du certificat propre de l’entreprise (configuré dans Connexions) ou du certificat de la plateforme. Sans certificat, le PDF n’est pas scellé, mais les sommes de contrôle et la piste d’audit détectent tout de même les modifications. Un "certificat de test" n’est utilisé qu’en dehors de la production et n’est pas reconnu comme fiable.

Voir aussi