BizCortex Dokumentation

Elektronische Signatur: Abschluss und Signaturprotokoll

Was nach der letzten Unterschrift geschieht und was das Signaturprotokoll enthält.

Hat die letzte Person unterschrieben, erstellt BizCortex das endgültige Dokument automatisch. Die Unterschriftsbilder sowie die Werte für Text, Datum und Kürzel werden an den Feldpositionen auf die Seiten gesetzt. Am Ende wird ein Signaturprotokoll angefügt. Das PDF wird versiegelt und unveränderbar archiviert, ebenso das Protokoll für sich allein.

Alle erhalten die abgeschlossene Fassung per EMail ("Vollständig unterschrieben: Titel", mit der Prüfsumme). Der Absender erhält zusätzlich eine Benachrichtigung in der App. Auch die Quelle wird aktualisiert: Ein Angebot wird als angenommen markiert, und die unterschriebene Fassung eines Personaldokuments wird in der Personalakte abgelegt.

Elektronische Signatur: Abschluss und Signaturprotokoll
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Alle mit Leserecht für die E Signatur

Felder und Optionen

Signaturprotokoll

Enthält das Dokument, die Anfrage ID, den Absender, die Daten, die Seiten, die Prüfsumme des Originals und des unterschriebenen Inhalts, den Hash der Ereigniskette, jede unterzeichnende Person (Name, EMail oder Telefon, Rolle, Art der Unterschrift, Identitätsprüfung, Zeitpunkt der Codebestätigung, Zeitpunkt der Unterschrift, IP Adresse und Browser) mit ihren Unterschriftsbildern sowie die vollständige Ereignisliste.

Siegel

Ein elektronisches PAdES Siegel über das endgültige PDF. Jede spätere Änderung am PDF bricht das Siegel.

Aufbewahrung

Das unterschriebene Dokument und die Daten der Unterzeichnenden werden 10 Jahre aufbewahrt.

Gut zu wissen

  • Wird eine Anfrage abgelehnt, werden alle per EMail informiert ("Unterschrift abgelehnt"), und die Anfrage endet.
  • Ablauf, Erinnerungen und fehlgeschlagene Abschlüsse werden alle 30 Minuten bearbeitet. Läuft eine Anfrage ab, wird der Absender per EMail informiert.
  • Das Siegelzertifikat stammt aus dem eigenen Zertifikat der Firma (eingerichtet unter Verbindungen) oder aus dem Plattformzertifikat. Ohne Zertifikat wird das PDF nicht versiegelt, Prüfsummen und Protokoll erkennen Änderungen aber trotzdem. Ein "Testzertifikat" wird nur außerhalb der Produktivumgebung verwendet und ist nicht vertrauenswürdig.

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