Reprendre la comptabilité
Plan comptable, balance des comptes comme bilan d’ouverture, postes ouverts comme pièces historiques, lots d’écritures comme brouillons, et relevés bancaires.
La comptabilité comporte les groupes Comptes, Soldes d’ouverture, Factures ouvertes, Factures fournisseurs ouvertes, Relevés bancaires et Lots d’écritures. Le bilan d’ouverture et les postes ouverts sont comptabilisés à la date de bascule ; si elle manque, l’application la demande.
L’application lit le plan comptable (SKR03 ou SKR04) dans l’en tête d’un export DATEV ou le reconnaît aux numéros et aux noms des comptes. Si aucune de ces méthodes n’aboutit, elle demande quel plan comptable votre ancienne comptabilité utilisait.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire et Administrateur
Étapes
1. Comptes
Une liste de plan comptable ou les libellés de comptes DATEV donnent un enregistrement par compte avec numéro, libellé et type de compte. Un type de compte manquant est repris du compte le plus proche du plan comptable standard. Si votre entreprise n’a pas encore de plan comptable, le plan standard est d’abord créé lors de l’application. Les comptes existants reçoivent l’ancien libellé, les nouveaux comptes sont créés.
2. Bilan d’ouverture
La balance des comptes (Summen und Saldenliste) donne un enregistrement par compte avec son solde à la date de bascule, débit positif et crédit négatif. L’application lit une colonne de solde avec les marques S et H, les colonnes Saldo Soll et Saldo Haben, ou la valeur d’ouverture plus le débit moins le crédit. Les totaux intermédiaires et les soldes nuls sont écartés. L’application crée une seule écriture comptabilisée "Eröffnungsbilanz (Datenübernahme)" à la date de bascule.
3. Postes ouverts
La liste des postes ouverts ou l’export DATEV OPOS donnent des factures ouvertes (créances) et des factures fournisseurs ouvertes (dettes), chacune avec son client ou son fournisseur. L’application reconnaît le côté grâce à une colonne de type, au compte de tiers (10000 à 69999 clients, 70000 à 99999 fournisseurs) ou au nom du fichier. Les lignes entièrement payées sont écartées.
4. Lots d’écritures
Un lot d’écritures DATEV devient un enregistrement par fichier avec le nombre d’écritures, la période, le chiffre d’affaires et le plan comptable. L’application crée des brouillons d’écritures ; rien n’est comptabilisé. Contrôlez et comptabilisez les brouillons sous Finance, brouillons d’écritures.
5. Relevés bancaires
CAMT.053, CAMT.052, MT940 ou un CSV bancaire donnent le compte bancaire de votre entreprise (reconnu par son IBAN, dans le groupe Coordonnées bancaires) et un relevé bancaire. L’application importe les opérations dans ce compte bancaire ; les opérations déjà présentes sont ignorées.
Champs et options
- Comptes de produits et de charges
Leurs soldes sont additionnés dans le bilan d’ouverture et comptabilisés sur le compte de report à nouveau (SKR03 0860, SKR04 2970).
- Comptes 9000 à 9009
Les comptes de report de soldes de l’ancien système sont écartés du bilan d’ouverture.
- Non équilibré
Si les soldes ne s’annulent pas, l’application demande s’il faut comptabiliser l’écart sur le compte de report de soldes 9000 ou téléverser une liste corrigée. Sans cette décision, aucun bilan d’ouverture déséquilibré n’est comptabilisé.
- Pièce historique
Le nom d’un poste ouvert repris dans BizCortex. Il conserve son numéro et sa date historiques, et aucun nouveau numéro n’est attribué. Seul le montant restant dû est comptabilisé à la date de bascule ; la part payée dans l’ancien système est considérée comme payée.
- Ce que permet une pièce historique
Les paiements, l’escompte, l’annulation de paiement et, pour les factures, les relances fonctionnent comme d’habitude ; pour les factures fournisseurs, les virements SEPA aussi. PDF, envoi, e facture et avoir ne sont pas disponibles pour les pièces historiques, et elles ne peuvent pas être modifiées. La pièce originale se trouve dans l’archive.
Conseils
- Pourquoi 9008 et 9009 : la balance des comptes présente les créances et les dettes sous la forme d’un total chacune. Dans BizCortex, elles doivent figurer comme factures ouvertes individuelles afin que vous puissiez rapprocher les paiements et relancer. Pour que rien ne soit comptabilisé deux fois, le bilan d’ouverture inscrit le total des créances sur 9008 (report de soldes clients) au lieu du compte de créances, et le total des dettes sur 9009 (report de soldes fournisseurs). Chaque poste ouvert comptabilise ensuite son montant restant dû entre le compte de créances (SKR03 1400, SKR04 1200) et 9008, ou entre 9009 et le compte de dettes (SKR03 1600, SKR04 3300). Lorsque les postes ouverts concordent avec la balance des comptes, 9008 et 9009 finissent à zéro, et les comptes de créances et de dettes affichent exactement la somme des pièces individuelles.
- Si les postes ouverts ne concordent pas avec la balance des comptes, une question indique l’écart. Il reste sur 9008 ou 9009 et le résultat l’affiche comme avertissement. Reprenez tout de même les postes ouverts ou vérifiez la liste.
- Si la reprise ne contient aucun poste ouvert, les soldes restent directement sur les comptes de créances et de dettes.
Bon à savoir
- Un seul bilan d’ouverture est comptabilisé par reprise. Pour le modifier, annulez le groupe ; l’écriture est contrepassée et vous pouvez appliquer de nouveau.
- Un compte de la balance qui n’existe ni dans votre plan comptable ni dans le groupe Comptes est créé lorsque son type de compte est connu. Sinon, le bilan d’ouverture échoue avec le conseil de reprendre d’abord le plan comptable.
- Les postes ouverts en devise étrangère ne sont pas repris. Le numéro de pièce ne doit pas encore exister, pour les factures fournisseurs pas chez le même fournisseur, et le montant restant dû ne doit pas dépasser le montant de la facture.
- Annulation : le bilan d’ouverture et les postes ouverts sont contrepassés, pas supprimés, tant que rien ne les utilise ; un poste ouvert ayant un paiement ou une relance est conservé. Un relevé bancaire importé est retiré tant qu’aucune de ses opérations n’est rapprochée. Les brouillons d’écritures sont supprimés tant qu’ils restent des brouillons. Les comptes créés sont supprimés tant que rien n’y a été comptabilisé ; les comptes renommés retrouvent leur ancien libellé.
Voir aussi
- Plan comptable
Consultez, recherchez, ajoutez, modifiez et archivez les comptes généraux de votre entreprise.
- Soldes d’ouverture
Saisissez les soldes d’ouverture de vos comptes de bilan lorsque vous démarrez avec BizCortex.
- Écritures en brouillon et éditeur d’écritures
Préparez des écritures en brouillon, vérifiez les et comptabilisez les dans le grand livre, une par une ou en masse.
- Importer un relevé bancaire
Téléversez ou collez un fichier de relevé ; le format est détecté, les doublons sont ignorés et les règles s’exécutent automatiquement.
- Valider une facture
Contrôlez les mentions obligatoires, validez la facture et comprenez pourquoi une facture émise est verrouillée.
- Factures fournisseurs
Enregistrez les factures de vos fournisseurs et suivez leur statut.
- Résultat et rapprochement
Voir par groupe ce qui a été créé et mis à jour, et lire les contrôles qui rapprochent les nombres, le bilan d’ouverture, les postes ouverts et la paie.