Vérifier et appliquer les groupes
Lire la vue d’ensemble, contrôler et modifier les enregistrements, en valider plusieurs à la fois et appliquer les groupes dans le bon ordre.
L’onglet "Vue d’ensemble" montre les groupes contenant des données dans l’ordre où ils sont appliqués. Les groupes sans données sont cités en dessous sur une ligne "Autres domaines sans données". En haut figure l’étape suivante, par exemple le nombre de questions ouvertes avec "Répondre aux questions", ou combien d’enregistrements sont validés et prêts.
Chaque groupe affiche des pastilles avec les nombres après rapprochement (nouveaux, mises à jour, doublons, conflits, incertains, ignorés, erreurs) et la ligne "x sur y validés · z appliqués".
L’application a déjà fait un premier tri : les enregistrements clairement nouveaux, complets, sans conflit et lus avec certitude sont validés. Les doublons sont ignorés. Tout le reste, c’est à dire les mises à jour de données existantes et les enregistrements incertains, contradictoires ou incomplets, est Proposé et vous attend.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire et Administrateur
- Les groupes Collaborateurs, Données de paie et Reports de paie : uniquement avec l’autorisation pour les données du personnel
Étapes
1. Ouvrir un groupe
Cliquez sur "Vérifier" pour un groupe. Le tableau affiche une colonne par champ, ainsi que le rapprochement et le statut.
2. Filtrer
Affinez la liste avec "Statut", "Rapprochement" et "Recherche" (nom, numéro, valeur).
3. Modifier une valeur
Cliquez sur une valeur, modifiez la et appuyez sur Entrée ; Échap annule. Les valeurs lues avec peu de certitude sont soulignées en pointillé et portent la mention "Lecture incertaine, veuillez vérifier".
4. Voir la source
Cliquez sur la loupe à côté d’une valeur. Le panneau "Source" affiche le fichier, la page ou la ligne, la citation et un aperçu de la page. "Télécharger le fichier" ouvre l’original.
5. Contrôler les mises à jour
Une mise à jour affiche "n modifications" avec l’ancienne valeur, "devient" et la nouvelle valeur. "Ouvrir l’entrée existante" montre l’entrée dans BizCortex.
6. Décider un par un
Chaque ligne propose "Valider", "Ignorer" et "Réinitialiser". Réinitialiser rétablit le tri de l’application.
7. Plusieurs à la fois
Sélectionnez des lignes, ou aucune. Sans sélection, l’action porte sur "Tous les filtrés : n enregistrements". Cliquez ensuite sur "Valider", "Ignorer" ou "Réinitialiser".
8. Appliquer
Dans la vue d’ensemble, cliquez sur "Appliquer" pour le groupe et confirmez. Les enregistrements validés sont écrits. Le résultat indique combien ont été appliqués, sont en erreur et ignorés, et liste les erreurs avec leur raison.
Champs et options
- Nouveau
Rien de semblable n’existe dans vos données ; l’enregistrement est créé.
- Mise à jour
L’entrée existe déjà avec d’autres valeurs. Elle n’est modifiée que si vous validez l’enregistrement ou répondez oui à la question sur la mise à jour.
- Doublon
L’entrée existe déjà avec les mêmes valeurs. Elle n’est pas recréée, mais les enregistrements dépendants s’y rattachent, par exemple un poste ouvert au client existant.
- Conflit
Les fichiers se contredisent ; une question est ouverte.
- Proposé, Validé, Ignoré, Appliqué, Erreur
Le statut d’un enregistrement. Seuls les enregistrements validés et ceux qui ont échoué la dernière fois sont appliqués.
- Ordre
Entreprise, Comptes, Clients, Fournisseurs, Contacts, Coordonnées bancaires, Produits, Collaborateurs, Données de paie, Reports de paie, Soldes d’ouverture, Factures ouvertes, Factures fournisseurs ouvertes, Relevés bancaires, Lots d’écritures, Documents.
- Appliquer d’abord
Un groupe est bloqué tant qu’un groupe dont il dépend contient encore des enregistrements validés non appliqués. Les contacts et les coordonnées bancaires dépendent des clients et des fournisseurs, les données et reports de paie des collaborateurs, les soldes d’ouverture des comptes, les factures ouvertes des clients et des comptes, les factures fournisseurs ouvertes des fournisseurs et des comptes, les relevés bancaires des comptes et des coordonnées bancaires, les lots d’écritures des comptes, des clients et des fournisseurs, les documents des collaborateurs, des clients et des fournisseurs.
Conseils
- Après l’application, "Ouvrir l’entrée appliquée" ouvre l’entrée créée, par exemple le client ou la personne.
- Parcourez les groupes de haut en bas. Le bouton "Appliquer" n’est actif que si le groupe contient des enregistrements validés et n’est pas bloqué.
Bon à savoir
- Chaque enregistrement est écrit au moyen des mêmes fonctions que celles que vous utilisez ailleurs dans BizCortex, avec vos autorisations et une entrée dans le journal d’audit. Si un enregistrement échoue, il échoue seul et conserve sa raison ; les autres sont appliqués.
- Après une correction, cliquez de nouveau sur "Appliquer" : les enregistrements en erreur sont retentés. Un enregistrement déjà appliqué n’est jamais écrit deux fois.
- Si une personne est ignorée, ses données de paie et ses reports de paie le sont aussi.
- Les enregistrements appliqués ne peuvent plus être modifiés. Annulez le groupe si vous souhaitez changer quelque chose.
Voir aussi
- Annuler un groupe
Ce que l’annulation retire, ce qui est conservé et pourquoi, et dans quel ordre les groupes sont repris.
- Résultat et rapprochement
Voir par groupe ce qui a été créé et mis à jour, et lire les contrôles qui rapprochent les nombres, le bilan d’ouverture, les postes ouverts et la paie.
- Donner des instructions à l’assistant
Modifier de nombreux enregistrements en une phrase : ignorer, valider, définir des valeurs, associer des colonnes ou fixer la date de bascule, toujours avec un aperçu et une confirmation.
- Répondre aux questions
Résoudre les conflits, compléter les valeurs manquantes, confirmer les informations incertaines et trancher les questions de principe, une question à la fois.