Documentation BizCortex

Reprendre les collaborateurs et la paie

Ce que deviennent les listes du personnel, contrats de travail, bulletins de paie, fiches du salarié et journaux de paie, et comment les reports de paie prolongent les cumuls annuels de la paie.

Le personnel comporte trois groupes : Collaborateurs, Données de paie et Reports de paie. Les informations sur une même personne sont fusionnées en un seul enregistrement, reconnu par le numéro fiscal, le numéro de sécurité sociale, le matricule, l’adresse e mail ou le nom et la date de naissance, sinon par le nom.

Les reports de paie sont les cumuls annuels de l’ancien système jusqu’au dernier mois payé : brut, brut imposable, impôt sur le salaire, contribution de solidarité, impôt ecclésiastique, parts salariales et patronales de l’assurance maladie, retraite, chômage et dépendance, versements d’épargne salariale, jours SV et bruts SV. Après la reprise, la paie de BizCortex ajoute ces valeurs à ses propres bulletins définitifs de la même année, pour les mois postérieurs au mois indiqué dans "Jusqu’au mois". Les cumuls annuels des bulletins se poursuivent ainsi sans interruption.

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire et Administrateur disposant de l’autorisation pour les données du personnel

Étapes

  1. 1. Téléverser les documents

    Téléversez la liste du personnel, les contrats de travail, les bulletins de paie, les fiches du salarié et, si vous l’avez, le journal de paie. Par personne, le dernier bulletin avant la date de bascule suffit ; les plus anciens ne gênent pas.

  2. 2. Répondre aux questions

    Les questions typiques portent sur une adresse e mail professionnelle manquante, un conflit sur la classe d’impôt ou, lorsque les documents couvrent plusieurs années, l’année pour laquelle les reports de paie sont repris.

  3. 3. Appliquer Collaborateurs

    Vérifiez le groupe Collaborateurs et cliquez sur "Appliquer". Les nouvelles personnes sont créées ; les personnes existantes sont mises à jour avec les champs modifiés.

  4. 4. Appliquer Données de paie

    Appliquez ensuite Données de paie. Classe d’impôt, confession, abattements pour enfants, caisse d’assurance maladie, groupe de cotisation et groupe de personnes vont dans les données de base de la personne ; Land, enfants de moins de 25 ans et qualité de parent vont dans les paramètres de la paie. La caisse d’assurance maladie est rattachée lorsqu’une caisse portant ce nom ou ce numéro d’établissement existe.

  5. 5. Appliquer Reports de paie

    Appliquez Reports de paie en dernier. Un jeu de reports est enregistré par personne et par année ; un jeu existant pour la même année est remplacé.

  6. 6. Rapprocher

    Dans l’onglet "Résultat", un contrôle confirme que les valeurs sont entièrement incluses dans les cumuls annuels et, lorsqu’un journal de paie est téléversé, un autre compare le brut et l’impôt sur le salaire avec le journal.

Champs et options

Liste du personnel

Un tableau avec une ligne par personne ; il donne des collaborateurs et des données de paie.

Contrat de travail

La personne, la date d’entrée, le poste, les heures hebdomadaires, les jours de congé, le salaire, la durée déterminée, la période d’essai et le préavis.

Bulletin de paie

La personne avec matricule, numéro fiscal et numéro de sécurité sociale, les données de paie, le brut mensuel et les cumuls annuels. Les cumuls du dernier bulletin d’une année deviennent les reports de paie ; le bulletin de juin remplace celui de mai.

Fiche du salarié

La personne, l’adresse privée, les identifiants, le compte bancaire et les données de paie.

Journal de paie

Un tableau avec les valeurs annuelles par personne ; il donne des reports de paie et sert au rapprochement.

Champs obligatoires

Collaborateurs : prénom, nom, adresse e mail professionnelle et date d’entrée. Données de paie : classe d’impôt. Reports de paie : année et brut (cumul annuel).

Conseils

  • Le brut mensuel d’un bulletin est inscrit dans l’historique des salaires comme salaire à partir de ce mois. Le salaire du contrat de travail s’applique à partir de la date d’entrée.
  • Si la même valeur manque chez de nombreuses personnes, par exemple la date d’entrée, utilisez "Appliquer à tous les cas identiques" ou l’assistant.

Bon à savoir

  • Un document est lu pour une seule personne. Si un PDF contient les bulletins de plusieurs personnes, seule la première est reconnue ; scindez ces fichiers par personne avant le téléversement.
  • Les bulletins de paie, contrats de travail et fiches du salarié d’une personne appliquée sont placés dans son dossier du personnel. Les bulletins et les contrats y sont visibles pour la personne elle même, la fiche du salarié ne l’est pas.
  • Annulation : une personne créée est supprimée tant qu’il n’existe aucun bulletin de paie pour elle ; les données de paie retrouvent leurs valeurs précédentes, et les reports de paie sont supprimés ou remis à leur état précédent. Une modification de salaire reste dans l’historique des salaires.

Voir aussi