BizCortex Dokumentation

Mitarbeitende und Lohn übernehmen

Was aus Mitarbeiterlisten, Arbeitsverträgen, Abrechnungen, Personalbögen und Lohnjournalen wird, und wie Vortragswerte die Jahressummen der Lohnabrechnung fortführen.

Für Personal gibt es drei Gruppen: Mitarbeitende, Lohndaten und Vortragswerte Lohn. Angaben über dieselbe Person werden zu einem Datensatz zusammengeführt, erkannt an Steuer ID, Sozialversicherungsnummer, Personalnummer, EMail oder Name und Geburtsdatum, sonst am Namen.

Vortragswerte sind die Jahressummen des alten Systems bis zum letzten abgerechneten Monat: Brutto, Steuerbrutto, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, die Anteile von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu Kranken, Renten, Arbeitslosen und Pflegeversicherung, vermögenswirksame Leistungen, SV Tage und die SV Brutto Werte. Nach der Übernahme zählt die Lohnabrechnung von BizCortex diese Werte zu ihren eigenen endgültigen Abrechnungen desselben Jahres hinzu, für die Monate nach dem Monat in "Bis Monat". So laufen die Jahressummen auf den Abrechnungen ohne Bruch weiter.

Wer kann das nutzen

  • Inhaber und Administratoren mit der Berechtigung für Personaldaten

Schritte

  1. 1. Die Unterlagen hochladen

    Laden Sie die Mitarbeiterliste, die Arbeitsverträge, die Lohn und Gehaltsabrechnungen, die Personalbögen und, wenn vorhanden, das Lohnjournal hoch. Je Person reicht die letzte Abrechnung vor dem Stichtag; ältere schaden nicht.

  2. 2. Die Fragen beantworten

    Typische Fragen sind die fehlende dienstliche EMail, ein Widerspruch bei der Steuerklasse oder, wenn die Unterlagen mehrere Jahre enthalten, für welches Jahr Vortragswerte übernommen werden.

  3. 3. Mitarbeitende übernehmen

    Prüfen Sie die Gruppe Mitarbeitende und klicken Sie "Übernehmen". Neue Personen werden angelegt, vorhandene mit den geänderten Feldern aktualisiert.

  4. 4. Lohndaten übernehmen

    Übernehmen Sie danach Lohndaten. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Krankenkasse, Beitragsgruppe und Personengruppe gehen in die Stammdaten der Person; Bundesland, Kinder unter 25 und Elterneigenschaft in die Einstellungen der Lohnabrechnung. Die Krankenkasse wird zugeordnet, wenn eine mit diesem Namen oder dieser Betriebsnummer angelegt ist.

  5. 5. Vortragswerte übernehmen

    Übernehmen Sie zuletzt Vortragswerte Lohn. Je Person und Jahr wird ein Satz Vortragswerte gespeichert; ein vorhandener desselben Jahres wird ersetzt.

  6. 6. Abstimmen

    Im Reiter "Ergebnis" prüft "Lohn: Vortragswerte im Jahresverlauf", ob die Werte vollständig in den Jahressummen enthalten sind, und, wenn ein Lohnjournal hochgeladen ist, "Lohn (Jahr): Vortragswerte gegen Lohnjournal" Brutto und Lohnsteuer gegen das Journal.

Felder und Optionen

Mitarbeiterliste

Eine Tabelle mit einer Zeile je Person; ergibt Mitarbeitende und Lohndaten.

Arbeitsvertrag

Person, Eintritt, Position, Wochenstunden, Urlaubstage, Gehalt, Befristung, Probezeit und Kündigungsfrist.

Lohn und Gehaltsabrechnung

Person mit Personalnummer, Steuer ID und Sozialversicherungsnummer, die Lohndaten, das Monatsbrutto und die Jahressummen. Die Jahressummen der letzten Abrechnung eines Jahres werden zu den Vortragswerten; die Abrechnung von Juni ersetzt die von Mai.

Personalbogen

Person, Privatanschrift, Kennnummern, Bankverbindung und Lohndaten.

Lohnjournal

Eine Tabelle mit den Jahreswerten je Person; ergibt Vortragswerte und dient der Abstimmung.

Pflichtfelder

Mitarbeitende: Vorname, Nachname, EMail (dienstlich) und Eintrittsdatum. Lohndaten: Steuerklasse. Vortragswerte Lohn: Jahr und Brutto (Jahressumme).

Tipps

  • Das Monatsbrutto einer Abrechnung wird als Gehalt ab diesem Monat in die Gehaltshistorie geschrieben. Das Gehalt aus dem Arbeitsvertrag gilt ab Eintritt.
  • Fehlt bei vielen Personen derselbe Wert, zum Beispiel das Eintrittsdatum, nutzen Sie "Für alle gleichen übernehmen" oder den Assistenten.

Gut zu wissen

  • Ein Dokument wird für genau eine Person gelesen. Enthält ein PDF die Abrechnungen mehrerer Personen, wird nur die erste erkannt; teilen Sie solche Dateien vor dem Hochladen je Person auf.
  • Abrechnungen, Arbeitsverträge und Personalbögen einer übernommenen Person werden in ihre Personalakte gelegt. Abrechnungen und Verträge sind dort für die Person selbst sichtbar, der Personalbogen nicht.
  • Rückgängig machen: Eine angelegte Person wird gelöscht, solange es für sie keine Abrechnungen gibt; Lohndaten erhalten ihre vorherigen Werte, Vortragswerte werden gelöscht oder auf den vorherigen Stand gesetzt. Eine Gehaltsänderung bleibt in der Gehaltshistorie.

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