Die App Datenübernahme

Was eine Übernahme ist, wie aus Ihren Dateien Datensätze werden und warum vor der Freigabe nichts in Ihre Daten geschrieben wird.

Datenübernahme ist eine App im App Launcher. Sie bringt die Daten Ihrer bisherigen Software in BizCortex: Firmendaten, Mitarbeitende und Lohn, Kunden, Lieferanten und Produkte, den Kontenplan, die Eröffnungsbilanz, offene Posten, Kontoauszüge, Buchungsstapel und die dazugehörigen Dokumente. Die App gehört zu jeder Firma und braucht kein Paket.

Eine Übernahme ist ein Arbeitsstand mit Stichtag und bisheriger Software. Sie laden Dateien hoch, so wie sie aus dem alten System kommen: ganze Ordner, ZIP Archive, Exporte und Scans. Eine KI ordnet jede Datei einer Art zu, zum Beispiel Lohn und Gehaltsabrechnung oder Summen und Saldenliste, und liest die Werte aus. Zu jedem Wert sehen Sie die Fundstelle: Datei, Seite oder Zeile und das wörtliche Zitat. Angaben aus mehreren Dateien über dieselbe Sache werden zusammengeführt, zum Beispiel ergeben Arbeitsvertrag, Abrechnungen und die Zeile der Mitarbeiterliste einer Person einen einzigen Datensatz. Jeder Datensatz wird mit Ihren vorhandenen Daten abgeglichen.

Was die App nicht sicher weiß, fragt sie Sie. Danach prüfen Sie die Datensätze nach Gruppen und übernehmen eine Gruppe nach der anderen. Erst beim Übernehmen werden Ihre Daten geschrieben, und zwar über dieselben Funktionen, die Sie auch sonst in BizCortex verwenden. Jede Gruppe lässt sich rückgängig machen. Das Ergebnis zeigt, was angelegt wurde, und stimmt die Zahlen ab.

Wer kann das nutzen

Inhaber und Administratoren
Unser Team, wenn es mit Ihrem Einverständnis als Ihre Firma handelt
Mitarbeitende, Lohndaten und vertrauliche Dateien: nur mit der Berechtigung für Personaldaten. Inhaber und Administratoren haben sie.

Schritte

1. Die App öffnen
Klicken Sie auf den App Launcher und wählen Sie Datenübernahme. Die Seitenleiste zeigt "Übernahmen" und "Neue Übernahme". Der Eintrag Übernahmen bietet außerdem die Schnellaufgabe "Altdaten übernehmen".
2. Eine Übernahme beginnen
Klicken Sie "Neue Übernahme", geben Sie Stichtag und bisherige Software an und klicken Sie "Weiter zum Hochladen".
3. Dateien hochladen
Ziehen Sie Ordner, ZIP Archive oder einzelne Dateien in das Feld "Dateien, Ordner oder ZIP hierher ziehen". Die Dateien werden im Hintergrund gelesen.
4. Fragen beantworten
Öffnen Sie den Reiter "Fragen" und beantworten Sie die offenen Fragen, eine nach der anderen.
5. Prüfen
Öffnen Sie den Reiter "Übersicht". Jede Gruppe zeigt, wie viele Datensätze neu, Aktualisierungen, doppelt oder unsicher sind. Klicken Sie "Prüfen", um die Datensätze einer Gruppe zu sehen und zu bearbeiten.
6. Übernehmen
Klicken Sie bei einer Gruppe "Übernehmen". Die freigegebenen Datensätze werden in Ihre Daten geschrieben. Gruppen, die von anderen abhängen, folgen danach.
7. Das Ergebnis prüfen
Öffnen Sie den Reiter "Ergebnis". Er zeigt je Gruppe, was angelegt und aktualisiert wurde, und die Abstimmung, zum Beispiel ob die offenen Posten zur Summen und Saldenliste passen.

Felder und Optionen

Übernahme: Ein Arbeitsstand mit Bezeichnung, Stichtag, bisheriger Software, den hochgeladenen Dateien und allen Vorschlägen. Sie können mehrere Übernahmen anlegen, zum Beispiel eine für die Buchhaltung aus DATEV und eine für den Lohn.
Stichtag: Der Tag, ab dem Ihre Buchhaltung und Lohnabrechnung in BizCortex weiterlaufen. Zu diesem Datum werden die Eröffnungsbilanz und die offenen Posten gebucht.
Art: Was eine Datei ist, zum Beispiel Mitarbeiterliste, Arbeitsvertrag, Kundenliste, Kontenplan oder Kontoauszug. Sie bestimmt, wie die Datei gelesen wird.
Datensatz: Ein erkannter Eintrag, zum Beispiel eine Person, ein Kunde, ein Konto oder ein offener Posten, mit Feldern, Fundstellen und einem Status.
Gruppe: Alle Datensätze einer Art von Ziel, zum Beispiel Kunden, Mitarbeitende oder Eröffnungsbilanz. Übernommen und rückgängig gemacht wird immer eine ganze Gruppe.
Fundstelle: Woher ein Wert stammt: Datei, Seite oder Zeile und das wörtliche Zitat.
Abgleich: Das Ergebnis des Vergleichs mit Ihren vorhandenen Daten: Neu, Aktualisierung, Doppelt oder Widerspruch.
Status der Übernahme: Dateien sammeln, Wird gelesen, Zur Prüfung, Wird übernommen oder Abgeschlossen. Abgeschlossen ist eine Übernahme, wenn etwas übernommen wurde und kein Datensatz mehr vorgeschlagen, freigegeben oder fehlerhaft ist.

Tipps

Die Liste "Übernahmen" zeigt für jede Übernahme Bezeichnung, Status, Stichtag, wer sie wann begonnen hat, wie viele Dateien gelesen sind und wie viele Fragen offen sind.
Jede Übernahme hat die Reiter "Dateien", "Übersicht", "Fragen" und "Ergebnis". Auf der Übersicht und beim Prüfen steht rechts der Assistent, dem Sie kurze Anweisungen geben können.
Laden Sie lieber zu viel als zu wenig hoch. Dateien, die die App nicht in Datensätze übersetzt, werden am Ende mit der Gruppe "Dokumente" im Archiv abgelegt.

Gut zu wissen

Unser Team kann eine Übernahme für Sie vorbereiten. In der Admin Konsole öffnet es mit "Datenübernahme öffnen (als Mandant)" direkt Ihre Datenübernahme. Eine so begonnene Übernahme trägt den Hinweis "Betreut durch unser Team". Sie beantworten dann nur noch die offenen Fragen und geben die Gruppen frei. Jede Anfrage dabei steht in Ihrem Protokoll.
Übernehmen und Rückgängig machen werden im Prüfprotokoll festgehalten, jeweils mit Gruppe, Anzahl und dem Hinweis, ob unser Team als Ihre Firma gehandelt hat.
Der Kasten "So gehen wir mit Ihren Daten um" fasst zusammen: Ihre Dateien bleiben in Ihrem Mandanten in der EU und werden nur für diese Übernahme gelesen, eine KI ordnet sie ein und liest die Werte aus, und vor dem Übernehmen wird nichts in Ihre Daten geschrieben.

Die App Datenübernahme

Wer kann das nutzen

Schritte

1. Die App öffnen

2. Eine Übernahme beginnen

3. Dateien hochladen

4. Fragen beantworten

5. Prüfen

6. Übernehmen

7. Das Ergebnis prüfen

Felder und Optionen

Tipps

Gut zu wissen

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