La aplicación Migración de datos
Qué es una migración, cómo sus archivos se convierten en registros y por qué no se escribe nada en sus datos antes de que usted lo apruebe.
Migración de datos es una aplicación del selector de aplicaciones. Trae a BizCortex los datos de su software anterior: datos de la empresa, empleados y nómina, clientes, proveedores y productos, el plan de cuentas, el balance de apertura, las partidas abiertas, los extractos bancarios, los lotes de asientos y los documentos correspondientes. La aplicación forma parte de todas las empresas y no requiere ningún paquete.
Una migración es un conjunto de trabajo con una fecha de corte y el software anterior. Usted sube los archivos tal como los generó el sistema antiguo: carpetas completas, archivos ZIP, exportaciones y escaneos. Una IA asigna a cada archivo un tipo, por ejemplo nómina o balance de sumas y saldos, y lee los valores. Para cada valor ve el origen: el archivo, la página o la fila y la cita literal. Los datos sobre una misma cosa procedentes de varios archivos se fusionan; así, el contrato, las nóminas y la fila de la lista de personal de una persona forman un único registro. Cada registro se compara con sus datos existentes.
Lo que la aplicación no sabe con seguridad, se lo pregunta. Después revisa los registros por grupos y aplica un grupo tras otro. Sus datos solo se escriben al aplicar, mediante las mismas funciones que usa en el resto de BizCortex. Cada grupo se puede deshacer. El resultado muestra lo que se creó y concilia las cifras.
Quién puede usarlo
- Propietario y Administrador
- Nuestro equipo, cuando actúa como su empresa con su consentimiento
- Empleados, datos de nómina y archivos confidenciales: solo con el permiso para datos de personal. Propietario y Administrador lo tienen.
Pasos
1. Abrir la aplicación
Haga clic en el selector de aplicaciones y elija Migración de datos. La barra lateral muestra "Migraciones" y "Nueva migración". La entrada Migraciones ofrece además la tarea rápida "Migrar datos antiguos".
2. Iniciar una migración
Haga clic en "Nueva migración", indique la fecha de corte y el software anterior y haga clic en "Continuar a la subida".
3. Subir archivos
Arrastre carpetas, archivos ZIP o archivos sueltos a "Arrastre aquí archivos, carpetas o un ZIP". Los archivos se leen en segundo plano.
4. Responder las preguntas
Abra la pestaña "Preguntas" y responda las preguntas abiertas una tras otra.
5. Revisar
Abra la pestaña "Resumen". Cada grupo muestra cuántos registros son nuevos, actualizaciones, duplicados o inciertos. Haga clic en "Revisar" para ver y editar los registros de un grupo.
6. Aplicar
Haga clic en "Aplicar" en un grupo. Sus registros aprobados se escriben en sus datos. Los grupos que dependen de otros van después.
7. Comprobar el resultado
Abra la pestaña "Resultado". Muestra por grupo lo que se creó y actualizó, y la conciliación, por ejemplo si las partidas abiertas coinciden con el balance de sumas y saldos.
Campos y opciones
- Migración
Un conjunto de trabajo con nombre, fecha de corte, software anterior, los archivos subidos y todas las propuestas. Puede crear varias migraciones, por ejemplo una para la contabilidad desde DATEV y otra para la nómina.
- Fecha de corte
El día a partir del cual su contabilidad y su nómina continúan en BizCortex. El balance de apertura y las partidas abiertas se contabilizan en esta fecha.
- Tipo
Qué es un archivo, por ejemplo lista de personal, contrato de trabajo, lista de clientes, plan de cuentas o extracto bancario. Determina cómo se lee el archivo.
- Registro
Una entrada que encontró la aplicación, por ejemplo una persona, un cliente, una cuenta o una partida abierta, con campos, orígenes y un estado.
- Grupo
Todos los registros de un mismo tipo de destino, por ejemplo Clientes, Empleados o Saldos de apertura. Siempre se aplica y se deshace un grupo completo.
- Origen
De dónde procede un valor: el archivo, la página o la fila y la cita literal.
- Coincidencia
El resultado de la comparación con sus datos existentes: Nuevo, Actualización, Duplicado o Conflicto.
- Estado de la migración
Reuniendo archivos, Leyendo, Para revisar, Aplicando o Finalizada. Una migración está finalizada cuando se aplicó algo y ya no queda ningún registro propuesto, aprobado ni con error.
Consejos
- La lista "Migraciones" muestra para cada migración su nombre, estado, fecha de corte, quién la inició y cuándo, cuántos archivos están leídos y cuántas preguntas siguen abiertas.
- Cada migración tiene las pestañas "Archivos", "Resumen", "Preguntas" y "Resultado". En el resumen y al revisar, el asistente de la derecha admite instrucciones breves.
- Suba más bien de más que de menos. Los archivos que la aplicación no convierte en registros se archivan al final con el grupo "Documentos".
Conviene saber
- Nuestro equipo puede preparar una migración por usted. En la consola de administración, "Abrir la migración de datos (como cliente)" abre directamente su migración de datos. Una migración iniciada así lleva la indicación "Acompañada por nuestro equipo". Usted solo responde las preguntas abiertas y aprueba los grupos. Cada solicitud realizada de este modo queda en su registro.
- Aplicar y deshacer quedan registrados en el registro de auditoría, cada vez con el grupo, las cantidades y si nuestro equipo actuó como su empresa.
- El recuadro "Cómo tratamos sus datos" lo resume: sus archivos permanecen en su espacio en la UE y solo se leen para esta migración, una IA los clasifica y lee los valores, y no se escribe nada en sus datos antes de que aplique.
- Las preguntas, las respuestas del asistente y los nombres de las comprobaciones están redactados por ahora en alemán.
Relacionado
- Iniciar una migración y subir archivos
Fijar la fecha de corte y el software anterior, subir archivos, carpetas y archivos ZIP, y saber qué archivos lee la aplicación y dónde están los límites.
- Responder preguntas
Resolver conflictos, completar valores que faltan, confirmar datos inciertos y decidir cuestiones generales, una pregunta tras otra.
- Revisar y aplicar grupos
Leer el resumen, comprobar y editar registros, aprobar muchos a la vez y aplicar los grupos en el orden correcto.
- Resultado y conciliación
Ver por grupo lo que se creó y actualizó, y leer las comprobaciones que concilian las cantidades, el balance de apertura, las partidas abiertas y la nómina.
- Archivo, expediente de personal y privacidad
Dónde se guardan los archivos subidos, cómo los lee la IA, quién ve los documentos confidenciales y cómo se archivan los archivos en el archivo GoBD y en el expediente de personal.
- Actuar como inquilino
Abra BizCortex como un inquilino con derechos de administrador para depuración y soporte.