Iniciar una migración y subir archivos

Quién puede usarlo

• Propietario y Administrador

Pasos

1. 1. Crear una nueva migración

   Haga clic en "Nueva migración" en la barra lateral. Introduzca un "Nombre", por ejemplo Cambio desde DATEV. Elija la "Fecha de corte" y en "Software anterior" una o varias opciones: DATEV, Lexware, sevDesk, Personio, Excel, Papel u Otro. Haga clic en "Continuar a la subida".

2. 2. Subir archivos

   Arrastre archivos, carpetas o un archivo ZIP a "Arrastre aquí archivos, carpetas o un ZIP", o haga clic en "Elegir archivos" o "Elegir carpeta". Durante la subida la página muestra "Subiendo: x de y archivos".

3. 3. Leer los archivos rechazados

   Tras la subida, la página indica cuántos archivos se aceptaron y cuántos no. Cada archivo rechazado lleva su motivo, por ejemplo que es demasiado grande o que ya está en la migración.

4. 4. Seguir la lectura

   Los archivos se leen en segundo plano. El progreso muestra "x de y archivos leídos, n registros encontrados". Puede salir de la página y volver más tarde.

5. 5. Continuar

   Haga clic en "Al resumen" para ver los grupos encontrados, o en "Responder n preguntas" si hay preguntas abiertas.

6. 6. Cambiar los ajustes

   En "Ajustes" cambia el nombre, la fecha de corte y el software anterior y hace clic en "Guardar".

7. 7. Eliminar una migración

   Haga clic en "Eliminar migración" y confirme. Se eliminan los archivos subidos y todas las propuestas. Solo es posible mientras no se haya aplicado nada de la migración.

Campos y opciones

Empresa

Extracto del registro mercantil y escritura de constitución o estatutos, en PDF o escaneados.

Personal

Lista de personal y libro de nóminas como tablas; contrato de trabajo, nómina y ficha del empleado en PDF, escaneo o archivo de Word.

Clientes, proveedores y productos

Lista de clientes, lista de proveedores y lista de artículos como tablas, y la exportación de DATEV de clientes y proveedores (Debitoren/Kreditoren).

Contabilidad

Plan de cuentas como tabla o denominaciones de cuentas de DATEV, balance de sumas y saldos (Summen und Saldenliste), lista de partidas abiertas (también la exportación OPOS de DATEV), lotes de asientos de DATEV y extractos bancarios en CAMT.053, CAMT.052, MT940 o CSV bancario.

Otros documentos

Facturas, contratos, notificaciones fiscales y todo lo demás. Las facturas como mucho proponen el cliente o el proveedor; los demás documentos se archivan.

Tablas

CSV, XLSX, XLSM, TXT y TSV. El formato antiguo de Excel XLS no se lee; guarde esas tablas como XLSX o CSV.

Consejos

• Suba las exportaciones tal como las genera el sistema antiguo. La aplicación reconoce las exportaciones de DATEV, CAMT y MT940 por su formato y las listas por los nombres de sus columnas, sin ninguna IA.
• Divida los archivos combinados antes de subirlos. Un documento se lee para exactamente una persona: si un PDF contiene las nóminas de varios empleados, solo se encuentra a la primera persona.
• Suba más archivos a la misma migración más adelante. Las instrucciones confirmadas al asistente también se aplican a los archivos que se lean después.

Conviene saber

• Cada migración admite como máximo 2000 archivos y 2 GB, y un solo archivo puede tener como máximo 100 MB. Una tabla puede tener como máximo 50 MB y 100 000 filas. También cuenta la cuota de almacenamiento de su empresa.
• Los archivos ZIP se descomprimen hasta dos niveles de profundidad, incluidos archivos ZIP dentro de archivos ZIP. Los archivos cifrados, los enlaces y las entradas con una ruta no segura se rechazan uno a uno; los archivos de sistema como __MACOSX, .DS_Store y Thumbs.db se omiten. Un archivo con una compresión inusualmente alta se rechaza entero porque podría ser dañino.
• No se aceptan programas ni scripts, y cada archivo pasa por el antivirus. Si el antivirus no está disponible, vuelva a subir el archivo más tarde.
• Un archivo con exactamente el mismo contenido solo se acepta una vez por migración.
• Las nóminas, los contratos de trabajo, las fichas de empleado, los libros de nóminas y las listas de personal son confidenciales. Llevan un candado en la lista de archivos y solo son visibles con el permiso para datos de personal.
• Una IA lee documentos como PDF y escaneos. Si su empresa no tiene configurado ningún servicio de IA, estos archivos fallan con un aviso; las exportaciones estructuradas y las listas con nombres de columna conocidos se leen igualmente.

Relacionado

• Comprobar archivos y asignar columnas

  Leer el estado de cada archivo, cambiar un tipo mal reconocido, asignar las columnas de una tabla y volver a leer archivos.

• Responder preguntas

  Resolver conflictos, completar valores que faltan, confirmar datos inciertos y decidir cuestiones generales, una pregunta tras otra.

• Dar instrucciones al asistente

  Cambiar muchos registros con una frase: omitir, aprobar, fijar valores, asignar columnas o fijar la fecha de corte, siempre con vista previa y confirmación.

• Archivo, expediente de personal y privacidad

  Dónde se guardan los archivos subidos, cómo los lee la IA, quién ve los documentos confidenciales y cómo se archivan los archivos en el archivo GoBD y en el expediente de personal.

• La aplicación Migración de datos

  Qué es una migración, cómo sus archivos se convierten en registros y por qué no se escribe nada en sus datos antes de que usted lo apruebe.