Dokumentation för BizCortex

Starta en överföring och ladda upp filer

Ange brytdatum och tidigare program, ladda upp filer, mappar och ZIP arkiv, och vet vilka filer appen läser och var gränserna går.

En överföring börjar med två uppgifter. Brytdatumet bestämmer från när din bokföring och lönehantering fortsätter i BizCortex; oftast är det början på ett räkenskapsår eller en månad. Det tidigare programmet hjälper till att känna igen exporterna. Du kan ändra båda när som helst.

Sedan laddar du upp filerna. Mappnamnen behålls, så du kan ladda upp det gamla systemets arkiv som det är. ZIP arkiv packas upp på servern. Varje fil kontrolleras mot virus och sparas i ett eget område i Dokument som bara Ägare och Administratör ser.

Vem kan använda detta

  • Ägare och Administratör

Steg

  1. 1. Skapa en ny överföring

    Klicka på "Ny överföring" i sidofältet. Ange en "Benämning", till exempel Byte från DATEV. Välj "Brytdatum" och under "Tidigare program" ett eller flera alternativ: DATEV, Lexware, sevDesk, Personio, Excel, Papper eller Annat. Klicka på "Vidare till uppladdning".

  2. 2. Ladda upp filer

    Dra filer, mappar eller ett ZIP arkiv till "Dra filer, mappar eller en ZIP hit", eller klicka på "Välj filer" eller "Välj mapp". Under uppladdningen visar sidan "Laddar upp: x av y filer".

  3. 3. Läs avvisade filer

    Efter uppladdningen visar sidan hur många filer som godtogs och hur många som inte godtogs. Varje avvisad fil har sitt skäl, till exempel att den är för stor eller redan finns i överföringen.

  4. 4. Följ läsningen

    Filerna läses i bakgrunden. Förloppet visar "x av y filer lästa, n poster hittade". Du kan lämna sidan och komma tillbaka senare.

  5. 5. Gå vidare

    Klicka på "Till översikten" för att se grupperna som hittats, eller på "Svara på n frågor" när frågor är öppna.

  6. 6. Ändra inställningarna

    Under "Inställningar" ändrar du benämning, brytdatum och tidigare program och klickar på "Spara".

  7. 7. Radera en överföring

    Klicka på "Radera överföring" och bekräfta. De uppladdade filerna och alla förslag raderas. Det går bara så länge inget från överföringen har tillämpats.

Fält och alternativ

Företag

Handelsregisterutdrag och bolagsordning, som PDF eller skanning.

Personal

Personallista och lönejournal som tabeller; anställningsavtal, lönebesked och personalblad som PDF, skanning eller Word fil.

Kunder, leverantörer och produkter

Kundlista, leverantörslista och artikellista som tabeller, samt DATEV exporten av kunder och leverantörer (Debitoren/Kreditoren).

Bokföring

Kontoplan som tabell eller DATEV kontobenämningar, saldobalans (Summen und Saldenliste), lista över öppna poster (även DATEV OPOS exporten), DATEV verifikationsbatcher och kontoutdrag som CAMT.053, CAMT.052, MT940 eller bankens CSV.

Övriga dokument

Fakturor, avtal, beslut och allt annat. Fakturor föreslår högst kunden eller leverantören; de övriga dokumenten arkiveras.

Tabeller

CSV, XLSX, XLSM, TXT och TSV. Det gamla Excel formatet XLS läses inte; spara sådana tabeller som XLSX eller CSV.

Tips

  • Ladda upp exporter som det gamla systemet skapar dem. Appen känner igen DATEV exporter, CAMT och MT940 på formatet och listor på kolumnnamnen, helt utan AI.
  • Dela upp samlingsfiler innan du laddar upp. Ett dokument läses för exakt en person: om en PDF innehåller lönebesked för flera medarbetare hittas bara den första personen.
  • Ladda upp fler filer till samma överföring senare. Bekräftade instruktioner till assistenten gäller också filer som läses senare.

Bra att veta

  • Varje överföring tar högst 2 000 filer och 2 GB, och en enskild fil får vara högst 100 MB. En tabell får vara högst 50 MB och 100 000 rader. Ditt företags lagringsutrymme räknas också.
  • ZIP arkiv packas upp i högst två nivåer, även ZIP arkiv i ZIP arkiv. Krypterade filer, länkar och poster med otillåten sökväg avvisas en och en; systemfiler som __MACOSX, .DS_Store och Thumbs.db hoppas över. Ett arkiv med ovanligt hög komprimering avvisas i sin helhet eftersom det kan vara skadligt.
  • Program och skript godtas inte, och varje fil går genom virusskannern. Om skannern inte är tillgänglig laddar du upp filen igen senare.
  • En fil med exakt samma innehåll godtas bara en gång per överföring.
  • Lönebesked, anställningsavtal, personalblad, lönejournaler och personallistor är konfidentiella. De har ett lås i fillistan och syns bara med behörighet för personaldata.
  • En AI läser dokument som PDF och skanningar. Om ingen AI tjänst är inställd för ditt företag misslyckas dessa filer med ett meddelande; strukturerade exporter och listor med kända kolumnnamn läses ändå.

Relaterat

  • Kontrollera filer och koppla kolumner

    Läs statusen för varje fil, ändra en felaktigt identifierad typ, koppla kolumnerna i en tabell och läs filer igen.

  • Svara på frågor

    Lös konflikter, fyll i saknade värden, bekräfta osäkra uppgifter och avgör principfrågor, en fråga i taget.

  • Ge assistenten instruktioner

    Ändra många poster med en mening: hoppa över, godkänn, sätt värden, koppla kolumner eller ange brytdatum, alltid med förhandsvisning och bekräftelse.

  • Arkiv, personalakt och dataskydd

    Var de uppladdade filerna förvaras, hur AI:n läser dem, vem som ser konfidentiella dokument och hur filerna arkiveras i GoBD arkivet och i personalakten.

  • Appen Dataöverföring

    Vad en överföring är, hur dina filer blir poster och varför inget skrivs till dina data innan du godkänner det.