Arkiv, personalakt och dataskydd
Var de uppladdade filerna förvaras, hur AI:n läser dem, vem som ser konfidentiella dokument och hur filerna arkiveras i GoBD arkivet och i personalakten.
De uppladdade filerna förvaras i Dokument i området "Datenübernahme", med en mapp per överföring. Bara Ägare och Administratör ser området. Dina filer stannar i din miljö inom EU och läses bara för den här överföringen.
En AI sorterar filerna och läser ut värdena. Varje läst värde kontrolleras sedan i programmet: citatet måste stå ordagrant på den angivna sidan och stödja värdet. Det som inte klarar kontrollen kastas och sparas aldrig. Därför ser du källan för varje värde. Innehållet i ett dokument behandlas alltid som innehåll, aldrig som en instruktion till AI:n.
Vem kan använda detta
- Ägare och Administratör
Fält och alternativ
- Konfidentiella dokument
Lönebesked, anställningsavtal, personalblad, lönejournaler och personallistor, deras poster och frågor, samt grupperna Medarbetare, Lönedata och Ingående lönevärden syns bara för medlemmar med behörighet för personaldata. För alla andra finns de inte, och instruktioner till assistenten når dem inte.
- GoBD arkiv
När en grupp tillämpas arkiveras filerna bakom dess poster en gång, med dokumenttyp och lagringstid enligt sin typ, oftast tio år och åtta år för kontoutdrag. En fil om exakt en person, kund eller leverantör kopplas till den posten; listor och exporter kopplas till överföringen.
- Gruppen Dokument
Den tillämpas sist och arkiverar alla återstående filer, till exempel beslut och avtal som inte ger några poster, eller filer vars post hoppades över.
- Personalakt
Lönebesked, anställningsavtal och personalblad för en tillämpad person läggs också i personens personalakt, med anteckningen "Aus der Datenübernahme". I arkivet har de dokumenttyperna för personal, som bara syns med motsvarande behörigheter.
Tips
- Historiska underlag har meddelandet att originalunderlaget finns i arkivet. Där hittar du dokumentet från det gamla systemet.
Bra att veta
- Arkivet kan inte ändras: ångra tar aldrig bort ett arkiverat dokument.
- Om du raderar en överföring innan något har tillämpats raderas dess uppladdade filer från Dokument.
- När vårt team agerar som ditt företag finns varje begäran i din logg, och tillämpning och ångring registreras i granskningsloggen med den uppgiften.
Relaterat
- Dokumentarkiv (GoBD)
Fakturor, kvitton och exporter lagrade oföränderligt med kontrollsumma och lagringstid.
- Personaldokument
För personalakten, bestäm vad den anställda får se och skapa brev från mallar.
- Granskningslogg
En manipuleringsskyddad logg över vem som skapade, ändrade eller tog bort vad och när.
- Dokument: utrymmen och åtkomst
Organisera wikin i utrymmen och bestäm vem som kan läsa, redigera eller hantera dem.
- Appen Dataöverföring
Vad en överföring är, hur dina filer blir poster och varför inget skrivs till dina data innan du godkänner det.