Arkiv, personalmappe og personvern
Hvor de opplastede filene oppbevares, hvordan KI leser dem, hvem som ser konfidensielle dokumenter, og hvordan filene arkiveres i GoBD arkivet og i personalmappen.
De opplastede filene oppbevares i Dokumenter i området "Datenübernahme", med én mappe per overføring. Bare Eier og Administrator ser dette området. Filene dine blir i miljøet ditt i EU og leses bare for denne overføringen.
En KI sorterer filene og leser ut verdiene. Hver verdi som leses, kontrolleres deretter i programkoden: sitatet må stå ordrett på den oppgitte siden og må underbygge verdien. Det som ikke består denne kontrollen, forkastes og lagres aldri. Derfor ser du kilden for hver verdi. Innholdet i et dokument behandles alltid som innhold, aldri som en instruksjon til KI.
Hvem kan bruke dette
- Eier og Administrator
Felt og valg
- Konfidensielle dokumenter
Lønnsslipper, arbeidskontrakter, personalskjemaer, lønnsjournaler og ansattlister, postene og spørsmålene deres, og gruppene Ansatte, Lønnsdata og Overførte lønnsverdier vises bare for medlemmer med tilgang til personaldata. For alle andre finnes de ikke, og instruksjoner til assistenten når dem ikke.
- GoBD arkiv
Når en gruppe overføres, arkiveres filene bak postene én gang, med dokumenttype og oppbevaringstid etter typen, som regel ti år og åtte år for kontoutskrifter. En fil om nøyaktig én person, kunde eller leverandør kobles til den oppføringen; lister og eksporter kobles til overføringen.
- Gruppen Dokumenter
Den overføres sist og arkiverer alle gjenværende filer, for eksempel vedtak og kontrakter som ikke gir poster, eller filer der oppføringen ble hoppet over.
- Personalmappe
Lønnsslipper, arbeidskontrakter og personalskjemaer for en overført person legges også i personalmappen, med merknaden "Aus der Datenübernahme". I arkivet har de dokumenttypene for personale, som bare er synlige med de riktige tilgangene.
Tips
- Historiske bilag har merknaden om at originalbilaget ligger i arkivet. Der finner du dokumentet fra det gamle systemet.
Greit å vite
- Arkivet kan ikke endres: angre fjerner aldri et arkivert dokument.
- Hvis du sletter en overføring før noe er overført, slettes de opplastede filene fra Dokumenter.
- Når teamet vårt handler som bedriften din, står hver forespørsel i loggen din, og overføring og angring registreres i revisjonsloggen med denne merknaden.
Relatert
- Dokumentarkiv (GoBD)
Fakturaer, kvitteringer og eksporter lagret uforanderlig med kontrollsum og oppbevaringstid.
- Personaldokumenter
Før personalmappen, bestem hva den ansatte kan se, og lag brev fra maler.
- Revisjonslogg
En manipulasjonssikker logg over hvem som opprettet, endret eller slettet hva, og når.
- Dokumenter: områder og tilgang
Organiser wikien i områder og bestem hvem som kan lese, redigere eller administrere dem.
- Appen Dataoverføring
Hva en overføring er, hvordan filene dine blir til poster, og hvorfor ingenting skrives til dataene dine før du godkjenner det.