Archivo, expediente de personal y privacidad
Dónde se guardan los archivos subidos, cómo los lee la IA, quién ve los documentos confidenciales y cómo se archivan los archivos en el archivo GoBD y en el expediente de personal.
Los archivos subidos se guardan en Documentos, en el área "Datenübernahme", con una carpeta por migración. Solo Propietario y Administrador ven esta área. Sus archivos permanecen en su espacio en la UE y solo se leen para esta migración.
Una IA clasifica los archivos y lee los valores. Después, cada valor leído se comprueba en el código: la cita debe figurar literalmente en la página indicada y debe respaldar el valor. Lo que no supera esta comprobación se descarta y nunca se guarda. Por eso ve el origen de cada valor. El contenido de un documento siempre se trata como contenido, nunca como una instrucción para la IA.
Quién puede usarlo
- Propietario y Administrador
Campos y opciones
- Documentos confidenciales
Las nóminas, los contratos de trabajo, las fichas de empleado, los libros de nóminas y las listas de personal, sus registros y preguntas, y los grupos Empleados, Datos de nómina y Arrastres de nómina solo son visibles para los miembros con el permiso para datos de personal. Para todos los demás no existen, y las instrucciones al asistente no los alcanzan.
- Archivo GoBD
Cuando se aplica un grupo, los archivos que hay detrás de sus registros se archivan una vez, con el tipo de documento y el plazo de conservación de su tipo, en general diez años y ocho años para los extractos bancarios. Un archivo sobre exactamente una persona, un cliente o un proveedor se vincula a esa entrada; las listas y exportaciones se vinculan a la migración.
- Grupo Documentos
Se aplica en último lugar y archiva todos los archivos restantes, por ejemplo notificaciones y contratos que no dan registros, o archivos cuya entrada se omitió.
- Expediente de personal
Las nóminas, los contratos de trabajo y las fichas de una persona aplicada también van a su expediente de personal, con la nota "Aus der Datenübernahme". En el archivo llevan los tipos de documento de personal, que solo son visibles con los permisos correspondientes.
Consejos
- Los documentos históricos llevan la indicación de que el documento original está en el archivo. Allí encontrará el documento del sistema antiguo.
Conviene saber
- El archivo no se puede modificar: deshacer nunca elimina un documento archivado.
- Si elimina una migración antes de aplicar nada, sus archivos subidos se eliminan de Documentos.
- Cuando nuestro equipo actúa como su empresa, cada solicitud queda en su registro, y aplicar y deshacer se registran en el registro de auditoría con esa indicación.
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