Documentos de personal
Mantenga el expediente documental, decida qué puede ver el empleado y genere cartas a partir de plantillas.
La pestaña Documentos del expediente de un empleado es el expediente de personal digital. Cada documento tiene una categoría, un título, una fecha de caducidad opcional y un indicador de visibilidad. Los documentos puestos a disposición del empleado aparecen en Mi área, en Documentos. Aquí también llegan los justificantes de baja médica subidos en Ausencias y los currículos copiados de un candidato contratado.
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
- Responsable de RR. HH.
Pasos
1. Archivar un documento
En la tarjeta «Archivar documento», elija la categoría, introduzca un título y, opcionalmente, una fecha «Válido hasta», elija el archivo (PDF, imágenes o archivos ofimáticos) y confirme. Aparece el mensaje «Documento archivado».
2. Mostrar u ocultar
Utilice el menú de la fila: «Poner a disposición del empleado» hace visible el documento en Mi área. «Ocultar al empleado» vuelve a reservarlo solo para RR. HH.
3. Descargar o eliminar
Utilice Descargar o Eliminar en el menú de la fila.
4. Enviar para firmar
Para los documentos PDF, el menú de la fila ofrece «Enviar para firmar». Abre el asistente de firma electrónica con el empleado como firmante.
5. Generar un documento a partir de una plantilla
En la pestaña Ciclo de vida, utilice «Generar documento a partir de plantilla». Elija una plantilla, introduzca opcionalmente un título y marcadores adicionales (un par clave=valor por línea), decida si el empleado puede verlo y haga clic en «Vista previa» o en «Generar y descargar PDF». El PDF se archiva automáticamente en el expediente de personal.
6. Generar un certificado laboral
En la pestaña Ciclo de vida, utilice «Generar certificado laboral (Arbeitszeugnis)». Elija certificado final o certificado intermedio, decida si es un certificado cualificado (con valoración), califique el rendimiento y la conducta de 1 (muy bueno) a 5 (deficiente) e introduzca el cargo, las funciones, el fin de la relación laboral o el motivo de un certificado intermedio. Puede utilizar el texto estándar o su propia plantilla de certificado.
Campos y opciones
- Categoría
Contrato, certificado laboral, documentos de nómina, justificante de baja médica, documento de identidad, cualificación, amonestación por escrito, documentos de candidatura u otros.
- Válido hasta
Fecha de caducidad, por ejemplo de un documento de identidad o de un permiso de trabajo.
- Visible para el empleado
Se indica con un icono de ojo. Los documentos ocultos se marcan como solo RR. HH.
Consejos
- Las cartas generadas utilizan el membrete de la empresa y el idioma del país de la empresa. Puede imprimirse sobre la línea de firma una imagen de firma de sus ajustes de usuario.
Conviene saber
- Un certificado final requiere una fecha de fin de la relación laboral o una fecha de baja en el expediente.
- Los archivos subidos están limitados a 25 MB cada uno.
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