Commencer une reprise et téléverser des fichiers

Qui peut l’utiliser

• Propriétaire et Administrateur

Étapes

1. 1. Créer une nouvelle reprise

   Cliquez sur "Nouvelle reprise" dans la barre latérale. Saisissez une "Désignation", par exemple Passage depuis DATEV. Choisissez la "Date de bascule" et, sous "Ancien logiciel", une ou plusieurs options : DATEV, Lexware, sevDesk, Personio, Excel, Papier ou Autre. Cliquez sur "Continuer vers le téléversement".

2. 2. Téléverser des fichiers

   Faites glisser des fichiers, des dossiers ou une archive ZIP sur "Glissez des fichiers, des dossiers ou un ZIP ici", ou cliquez sur "Choisir des fichiers" ou "Choisir un dossier". Pendant le téléversement, la page affiche "Téléversement : x fichiers sur y".

3. 3. Lire les fichiers refusés

   Après le téléversement, la page indique combien de fichiers ont été acceptés et combien ne l’ont pas été. Chaque fichier refusé est accompagné de sa raison, par exemple qu’il est trop volumineux ou qu’il se trouve déjà dans la reprise.

4. 4. Suivre la lecture

   Les fichiers sont lus en arrière plan. La progression affiche "x fichiers lus sur y, n enregistrements trouvés". Vous pouvez quitter la page et revenir plus tard.

5. 5. Continuer

   Cliquez sur "Vers la vue d’ensemble" pour voir les groupes trouvés, ou sur "Répondre à n questions" lorsque des questions sont ouvertes.

6. 6. Modifier les paramètres

   Sous "Paramètres", modifiez la désignation, la date de bascule et l’ancien logiciel, puis cliquez sur "Enregistrer".

7. 7. Supprimer une reprise

   Cliquez sur "Supprimer la reprise" et confirmez. Les fichiers téléversés et toutes les propositions sont supprimés. Cela n’est possible que tant que rien de la reprise n’a été appliqué.

Champs et options

Entreprise

Extrait du registre du commerce et statuts, en PDF ou en scan.

Personnel

Liste du personnel et journal de paie sous forme de tableau ; contrat de travail, bulletin de paie et fiche du salarié en PDF, scan ou fichier Word.

Clients, fournisseurs et produits

Liste des clients, liste des fournisseurs et liste des articles sous forme de tableau, ainsi que l’export DATEV des clients et fournisseurs (Debitoren/Kreditoren).

Comptabilité

Plan comptable sous forme de tableau ou libellés de comptes DATEV, balance des comptes (Summen und Saldenliste), liste des postes ouverts (y compris l’export DATEV OPOS), lots d’écritures DATEV et relevés bancaires en CAMT.053, CAMT.052, MT940 ou CSV bancaire.

Autres documents

Factures, contrats, avis d’imposition et tout le reste. Les factures proposent au plus le client ou le fournisseur ; les autres documents sont classés dans l’archive.

Tableaux

CSV, XLSX, XLSM, TXT et TSV. L’ancien format Excel XLS n’est pas lu ; enregistrez ces tableaux en XLSX ou CSV.

Conseils

• Téléversez les exports tels que l’ancien système les produit. L’application reconnaît les exports DATEV, CAMT et MT940 à leur format et les listes aux noms de leurs colonnes, sans aucune IA.
• Scindez les fichiers groupés avant le téléversement. Un document est lu pour une seule personne : si un PDF contient les bulletins de paie de plusieurs collaborateurs, seule la première personne est reconnue.
• Téléversez plus tard d’autres fichiers dans la même reprise. Les instructions confirmées à l’assistant s’appliquent aussi aux fichiers lus ultérieurement.

Bon à savoir

• Chaque reprise accepte au plus 2 000 fichiers et 2 Go, et un fichier isolé peut peser au plus 100 Mo. Un tableau peut compter au plus 50 Mo et 100 000 lignes. Le quota de stockage de votre entreprise compte également.
• Les archives ZIP sont décompressées jusqu’à deux niveaux de profondeur, y compris les archives ZIP contenues dans des archives ZIP. Les fichiers chiffrés, les liens et les entrées au chemin non autorisé sont refusés un par un ; les fichiers système comme __MACOSX, .DS_Store et Thumbs.db sont ignorés. Une archive au taux de compression anormalement élevé est refusée dans son ensemble, car elle pourrait être malveillante.
• Les programmes et les scripts ne sont pas acceptés, et chaque fichier passe par l’antivirus. Si l’antivirus est indisponible, téléversez de nouveau le fichier plus tard.
• Un fichier au contenu strictement identique n’est accepté qu’une fois par reprise.
• Les bulletins de paie, contrats de travail, fiches du salarié, journaux de paie et listes du personnel sont confidentiels. Ils portent un cadenas dans la liste des fichiers et ne sont visibles qu’avec l’autorisation pour les données du personnel.
• Une IA lit les documents tels que les PDF et les scans. Si aucun service d’IA n’est configuré pour votre entreprise, ces fichiers échouent avec un message ; les exports structurés et les listes aux noms de colonnes connus sont tout de même lus.

Voir aussi

• Contrôler les fichiers et associer les colonnes

  Lire le statut de chaque fichier, corriger un type mal reconnu, associer les colonnes d’un tableau et relire des fichiers.

• Répondre aux questions

  Résoudre les conflits, compléter les valeurs manquantes, confirmer les informations incertaines et trancher les questions de principe, une question à la fois.

• Donner des instructions à l’assistant

  Modifier de nombreux enregistrements en une phrase : ignorer, valider, définir des valeurs, associer des colonnes ou fixer la date de bascule, toujours avec un aperçu et une confirmation.

• Archive, dossier du personnel et protection des données

  Où les fichiers téléversés sont conservés, comment l’IA les lit, qui voit les documents confidentiels, et comment les fichiers sont classés dans l’archive GoBD et le dossier du personnel.

• L’application Reprise des données

  Ce qu’est une reprise, comment vos fichiers deviennent des enregistrements, et pourquoi rien n’est écrit dans vos données avant votre validation.