L’application Reprise des données
Ce qu’est une reprise, comment vos fichiers deviennent des enregistrements, et pourquoi rien n’est écrit dans vos données avant votre validation.
Reprise des données est une application du lanceur d’applications. Elle transfère dans BizCortex les données de votre ancien logiciel : informations sur l’entreprise, collaborateurs et paie, clients, fournisseurs et produits, plan comptable, bilan d’ouverture, postes ouverts, relevés bancaires, lots d’écritures et les documents correspondants. L’application fait partie de chaque entreprise et ne nécessite aucun pack.
Une reprise est un ensemble de travail avec une date de bascule et l’ancien logiciel. Vous téléversez les fichiers tels que l’ancien système les a produits : dossiers entiers, archives ZIP, exports et scans. Une IA attribue un type à chaque fichier, par exemple bulletin de paie ou balance des comptes, et en lit les valeurs. Pour chaque valeur, vous voyez la source : le fichier, la page ou la ligne et la citation exacte. Les informations sur un même objet provenant de plusieurs fichiers sont fusionnées : le contrat, les bulletins de paie et la ligne de la liste du personnel d’une personne donnent un seul enregistrement. Chaque enregistrement est comparé à vos données existantes.
Ce que l’application ne sait pas avec certitude, elle vous le demande. Vous vérifiez ensuite les enregistrements par groupe et appliquez un groupe après l’autre. Vos données ne sont écrites qu’au moment où vous appliquez, au moyen des mêmes fonctions que vous utilisez partout ailleurs dans BizCortex. Chaque groupe peut être annulé. Le résultat montre ce qui a été créé et rapproche les chiffres.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire et Administrateur
- Notre équipe, lorsqu’elle agit en tant que votre entreprise avec votre accord
- Collaborateurs, données de paie et fichiers confidentiels : uniquement avec l’autorisation pour les données du personnel. Propriétaire et Administrateur la possèdent.
Étapes
1. Ouvrir l’application
Cliquez sur le lanceur d’applications et choisissez Reprise des données. La barre latérale affiche "Reprises" et "Nouvelle reprise". L’entrée Reprises propose aussi la tâche rapide "Reprendre les anciennes données".
2. Commencer une reprise
Cliquez sur "Nouvelle reprise", indiquez la date de bascule et l’ancien logiciel, puis cliquez sur "Continuer vers le téléversement".
3. Téléverser des fichiers
Faites glisser des dossiers, des archives ZIP ou des fichiers isolés sur "Glissez des fichiers, des dossiers ou un ZIP ici". Les fichiers sont lus en arrière plan.
4. Répondre aux questions
Ouvrez l’onglet "Questions" et répondez aux questions ouvertes l’une après l’autre.
5. Vérifier
Ouvrez l’onglet "Vue d’ensemble". Chaque groupe indique combien d’enregistrements sont nouveaux, des mises à jour, des doublons ou incertains. Cliquez sur "Vérifier" pour voir et modifier les enregistrements d’un groupe.
6. Appliquer
Cliquez sur "Appliquer" pour un groupe. Ses enregistrements validés sont écrits dans vos données. Les groupes qui dépendent d’autres groupes viennent ensuite.
7. Contrôler le résultat
Ouvrez l’onglet "Résultat". Il montre par groupe ce qui a été créé et mis à jour, ainsi que le rapprochement, par exemple si les postes ouverts concordent avec la balance des comptes.
Champs et options
- Reprise
Un ensemble de travail avec une désignation, une date de bascule, l’ancien logiciel, les fichiers téléversés et toutes les propositions. Vous pouvez créer plusieurs reprises, par exemple une pour la comptabilité depuis DATEV et une pour la paie.
- Date de bascule
Le jour à partir duquel votre comptabilité et votre paie continuent dans BizCortex. Le bilan d’ouverture et les postes ouverts sont comptabilisés à cette date.
- Type
Ce qu’est un fichier, par exemple liste du personnel, contrat de travail, liste des clients, plan comptable ou relevé bancaire. Il détermine la façon dont le fichier est lu.
- Enregistrement
Une entrée trouvée par l’application, par exemple une personne, un client, un compte ou un poste ouvert, avec ses champs, ses sources et un statut.
- Groupe
Tous les enregistrements d’un même type de cible, par exemple Clients, Collaborateurs ou Soldes d’ouverture. Un groupe est toujours appliqué et annulé en entier.
- Source
L’origine d’une valeur : le fichier, la page ou la ligne et la citation exacte.
- Rapprochement
Le résultat de la comparaison avec vos données existantes : Nouveau, Mise à jour, Doublon ou Conflit.
- Statut de la reprise
Collecte des fichiers, Lecture en cours, À vérifier, Application en cours ou Terminée. Une reprise est terminée lorsque quelque chose a été appliqué et qu’aucun enregistrement n’est plus proposé, validé ou en erreur.
Conseils
- La liste "Reprises" indique pour chaque reprise sa désignation, son statut, sa date de bascule, qui l’a commencée et quand, combien de fichiers sont lus et combien de questions sont ouvertes.
- Chaque reprise comporte les onglets "Fichiers", "Vue d’ensemble", "Questions" et "Résultat". Sur la vue d’ensemble et pendant la vérification, l’assistant situé à droite accepte de courtes instructions.
- Téléversez plutôt trop que pas assez. Les fichiers que l’application ne transforme pas en enregistrements sont classés dans l’archive à la fin avec le groupe "Documents".
Bon à savoir
- Notre équipe peut préparer une reprise pour vous. Dans la console d’administration, "Ouvrir la reprise des données (en tant que client)" ouvre directement votre reprise des données. Une reprise commencée ainsi porte la mention "Accompagnée par notre équipe". Vous répondez alors seulement aux questions ouvertes et validez les groupes. Chaque requête effectuée de cette façon figure dans votre journal.
- Les applications et les annulations sont consignées dans le journal d’audit, chacune avec le groupe, les nombres et l’indication que notre équipe a agi ou non en tant que votre entreprise.
- L’encadré "Comment nous traitons vos données" le résume : vos fichiers restent dans votre espace, dans l’UE, et ne sont lus que pour cette reprise ; une IA les classe et en lit les valeurs ; rien n’est écrit dans vos données avant que vous appliquiez.
- Les questions, les réponses de l’assistant et les noms des contrôles sont actuellement rédigés en allemand.
Voir aussi
- Commencer une reprise et téléverser des fichiers
Fixer la date de bascule et l’ancien logiciel, téléverser fichiers, dossiers et archives ZIP, et savoir quels fichiers l’application lit et où se trouvent les limites.
- Répondre aux questions
Résoudre les conflits, compléter les valeurs manquantes, confirmer les informations incertaines et trancher les questions de principe, une question à la fois.
- Vérifier et appliquer les groupes
Lire la vue d’ensemble, contrôler et modifier les enregistrements, en valider plusieurs à la fois et appliquer les groupes dans le bon ordre.
- Résultat et rapprochement
Voir par groupe ce qui a été créé et mis à jour, et lire les contrôles qui rapprochent les nombres, le bilan d’ouverture, les postes ouverts et la paie.
- Archive, dossier du personnel et protection des données
Où les fichiers téléversés sont conservés, comment l’IA les lit, qui voit les documents confidentiels, et comment les fichiers sont classés dans l’archive GoBD et le dossier du personnel.
- Agir en tant que tenant
Ouvrez BizCortex en tant que tenant avec des droits d’administrateur pour le débogage et l’assistance.