Contrôler les fichiers et associer les colonnes
Lire le statut de chaque fichier, corriger un type mal reconnu, associer les colonnes d’un tableau et relire des fichiers.
L’onglet "Fichiers" liste sous "Fichiers téléversés" chaque fichier avec son chemin de dossier, son type, son statut et le nombre d’enregistrements qui en proviennent.
L’application reconnaît le type dans cet ordre : d’abord par le format (exports DATEV, CAMT et MT940), puis par les noms de colonnes d’une liste, puis par des mots clés sur la première page, par exemple Verdienstabrechnung ou Arbeitsvertrag, et enfin avec l’aide de l’IA. Dans les listes, l’application associe elle même les noms de colonnes allemands et anglais courants ; l’IA propose les autres colonnes.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire et Administrateur
- Fichiers confidentiels : uniquement avec l’autorisation pour les données du personnel
Étapes
1. Filtrer par statut
Choisissez un statut en haut de la liste, par exemple Erreur, pour ne voir que ces fichiers.
2. Modifier le type
Si un fichier indique "Type incertain, veuillez vérifier" ou "Non reconnu", choisissez le bon type dans la colonne "Type". Le fichier est alors relu.
3. Associer les colonnes
Cliquez sur "Associer les colonnes" pour un tableau. Sous "Les données sont", choisissez le groupe auquel appartiennent les lignes. À l’aide des "Exemples", associez chaque "Colonne" à un "Champ" ou choisissez "Ne pas reprendre". S’il manque des champs obligatoires, la boîte de dialogue les cite comme pas encore associés. Cliquez sur "Enregistrer et relire".
4. Relire
Cliquez sur "Relire", par exemple lorsque le service d’IA n’a pas répondu la première fois.
Champs et options
- En attente
Le fichier est téléversé et attend d’être lu.
- Lecture en cours
Le fichier est en cours de classement et de lecture.
- Lu
Le fichier est traité. La colonne "Enregistrements" indique combien d’enregistrements en proviennent ; 0 signifie qu’il est seulement archivé.
- Erreur
Le fichier n’a pas pu être lu. La raison est indiquée en dessous, par exemple qu’un tableau est trop volumineux ou que le service d’IA n’a pas répondu.
- Ignoré
Le fichier n’est plus lu.
- Confidentiel
Le cadenas à côté du nom : le fichier contient des données du personnel et n’est visible qu’avec l’autorisation pour les données du personnel.
Conseils
- Vous pouvez aussi indiquer à l’assistant comment associer une colonne, par exemple qu’une colonne Kd Nr est le numéro de client. L’association vaut alors pour tous les fichiers correspondants, y compris ceux téléversés plus tard.
Bon à savoir
- Lorsqu’un fichier est relu, les propositions qui proviennent uniquement de ce fichier sont supprimées puis recréées ; vos modifications sur ces enregistrements sont perdues. Les enregistrements déjà appliqués ne sont pas touchés.
Voir aussi
- Commencer une reprise et téléverser des fichiers
Fixer la date de bascule et l’ancien logiciel, téléverser fichiers, dossiers et archives ZIP, et savoir quels fichiers l’application lit et où se trouvent les limites.
- Donner des instructions à l’assistant
Modifier de nombreux enregistrements en une phrase : ignorer, valider, définir des valeurs, associer des colonnes ou fixer la date de bascule, toujours avec un aperçu et une confirmation.
- Vérifier et appliquer les groupes
Lire la vue d’ensemble, contrôler et modifier les enregistrements, en valider plusieurs à la fois et appliquer les groupes dans le bon ordre.