Dateien prüfen und Spalten zuordnen
Den Status jeder Datei lesen, eine falsch erkannte Art ändern, die Spalten einer Tabelle zuordnen und Dateien neu lesen.
Der Reiter "Dateien" zeigt unter "Hochgeladene Dateien" jede Datei mit Ordnerpfad, Art, Status und der Zahl der Datensätze, die aus ihr stammen.
Die Art erkennt die App in dieser Reihenfolge: zuerst am Format (DATEV Exporte, CAMT und MT940), dann an den Spaltennamen einer Liste, dann an Stichwörtern auf der ersten Seite, zum Beispiel Verdienstabrechnung oder Arbeitsvertrag, und zuletzt mit Hilfe der KI. Bei Listen ordnet die App bekannte deutsche und englische Spaltennamen selbst zu, die übrigen Spalten schlägt die KI vor.
Wer kann das nutzen
- Inhaber und Administratoren
- Vertrauliche Dateien: nur mit der Berechtigung für Personaldaten
Schritte
1. Nach Status filtern
Wählen Sie oben in der Liste einen Status, zum Beispiel Fehler, um nur diese Dateien zu sehen.
2. Die Art ändern
Steht bei einer Datei "Art unsicher, bitte prüfen" oder "Nicht erkannt", wählen Sie in der Spalte "Art" die richtige Art. Die Datei wird dann neu gelesen.
3. Spalten zuordnen
Klicken Sie bei einer Tabelle auf "Spalten zuordnen". Wählen Sie unter "Daten sind" die Gruppe, in die die Zeilen gehören. Ordnen Sie jeder "Spalte" mit Hilfe der "Beispiele" ein "Feld" zu oder wählen Sie "Nicht übernehmen". Fehlen Pflichtfelder, nennt der Dialog sie unter "Noch nicht zugeordnet (Pflicht)". Klicken Sie "Speichern und neu lesen".
4. Neu lesen
Klicken Sie "Neu lesen", zum Beispiel wenn der KI Dienst beim ersten Versuch nicht geantwortet hat.
Felder und Optionen
- Wartet
Die Datei ist hochgeladen und wartet darauf, gelesen zu werden.
- Wird gelesen
Die Datei wird gerade eingeordnet und gelesen.
- Gelesen
Die Datei ist fertig. Die Spalte "Datensätze" zeigt, wie viele Datensätze aus ihr stammen; 0 heißt, dass sie nur archiviert wird.
- Fehler
Die Datei konnte nicht gelesen werden. Der Grund steht darunter, zum Beispiel dass eine Tabelle zu groß ist oder der KI Dienst nicht geantwortet hat.
- Übersprungen
Die Datei wird nicht weiter gelesen.
- Vertraulich
Das Schloss neben dem Namen: Die Datei enthält Personaldaten und ist nur mit der Berechtigung für Personaldaten sichtbar.
Tipps
- Eine Spaltenzuordnung können Sie auch dem Assistenten sagen, zum Beispiel dass eine Spalte Kd Nr die Kundennummer ist. Sie gilt dann für alle passenden Dateien, auch für später hochgeladene.
Gut zu wissen
- Beim neuen Lesen entfallen die Vorschläge, die nur aus dieser Datei stammen, und entstehen neu; Ihre Änderungen an diesen Datensätzen gehen dabei verloren. Bereits übernommene Datensätze bleiben unberührt.
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- Eine Übernahme beginnen und Dateien hochladen
Stichtag und bisherige Software festlegen, Dateien, Ordner und ZIP Archive hochladen und wissen, welche Dateien die App lesen kann und wo die Grenzen liegen.
- Anweisungen an den Assistenten
Viele Datensätze mit einem Satz ändern: überspringen, freigeben, Werte setzen, Spalten zuordnen oder den Stichtag festlegen, immer mit Vorschau und Bestätigung.
- Gruppen prüfen und übernehmen
Die Übersicht lesen, Datensätze prüfen und bearbeiten, mehrere auf einmal freigeben und die Gruppen in der richtigen Reihenfolge übernehmen.