Anweisungen an den Assistenten
Viele Datensätze mit einem Satz ändern: überspringen, freigeben, Werte setzen, Spalten zuordnen oder den Stichtag festlegen, immer mit Vorschau und Bestätigung.
Auf der Übersicht und beim Prüfen steht rechts der Assistent; auf kleinen Bildschirmen öffnet ihn die Schaltfläche "Assistent". Geben Sie kurze Anweisungen in Ihren eigenen Worten. Der Assistent übersetzt jede Anweisung in genau eine Änderung und zeigt vorher, was sie bewirkt. Geändert wird erst, wenn Sie bestätigen.
Anweisungen ändern nur die Vorschläge der Übernahme, die Zuordnung der Dateien und die Einstellungen der Übernahme, nie Ihre echten Daten.
Wer kann das nutzen
- Inhaber und Administratoren
- Anweisungen zu Personaldaten: nur mit der Berechtigung für Personaldaten
Schritte
1. Eine Anweisung geben
Tippen Sie die Anweisung in das Feld "Anweisung" und klicken Sie "Senden" oder drücken Sie die Eingabetaste. Umschalt und Eingabetaste beginnen eine neue Zeile. Solange noch nichts im Verlauf steht, zeigt der Assistent Beispiele zum Anklicken: "Überspringe archivierte Kunden", "Stichtag ist der 1.1.2027" und "Ordner Altfirma ignorieren".
2. Die Vorschau lesen
Die Antwort beschreibt die Änderung, nennt unter "Betrifft n Datensätze" die Zahl und bis zu fünf Beispiele, gefolgt von "und n weitere".
3. Bestätigen oder verwerfen
Klicken Sie "Bestätigen", um die Änderung auszuführen, oder "Verwerfen". Im Verlauf steht danach Bestätigt oder Verworfen.
4. Auf eine Rückfrage antworten
Ist eine Anweisung unklar, stellt der Assistent eine "Rückfrage", zum Beispiel welche Gruppe gemeint ist. Formulieren Sie die Anweisung genauer.
Felder und Optionen
- Überspringen und Freigeben
Datensätze nach Bedingungen auswählen, zum Beispiel nach Gruppe, Feldwert, Status, Abgleich, Art der Datei oder Ordner, und überspringen oder zur Übernahme vormerken.
- Wert setzen
Bei allen passenden Datensätzen ein Feld auf einen Wert setzen, zum Beispiel das Zahlungsziel aller Kunden aus einem Ordner.
- In eine andere Gruppe verschieben
Datensätze einer anderen Gruppe zuordnen, zum Beispiel Lieferanten, die als Kunden erkannt wurden.
- Spalte zuordnen
Eine Spalte aller passenden Tabellen als bestimmtes Feld lesen oder ignorieren. Die Dateien werden danach neu gelesen.
- Neu lesen
Passende Dateien erneut verarbeiten.
- Stichtag und Kontenrahmen
Den Stichtag setzen oder den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 festlegen.
- Frage beantworten
Passt eine Anweisung zu einer offenen Frage, wird sie damit sofort beantwortet. Im Verlauf steht dann Ausgeführt.
Tipps
- Bestätigte Anweisungen zum Überspringen, Freigeben, Setzen eines Werts und Verschieben sowie Spaltenzuordnungen bleiben als Regel bestehen. Sie gelten auch für Dateien, die Sie später hochladen.
- Nennen Sie Gruppe und Bedingung, zum Beispiel ist "Überspringe Kunden ohne EMail" besser als "Lass die alten weg".
Gut zu wissen
- Eine Anweisung bewirkt genau eine Änderung. Für zwei Änderungen geben Sie zwei Anweisungen.
- Bereits übernommene Datensätze ändert der Assistent nicht.
- Während eine Anweisung bearbeitet wird, sind die Beispiele gesperrt. Ist der KI Dienst nicht erreichbar, antwortet der Assistent mit einem Hinweis, und nichts ändert sich.
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Die Übersicht lesen, Datensätze prüfen und bearbeiten, mehrere auf einmal freigeben und die Gruppen in der richtigen Reihenfolge übernehmen.
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