Gruppen prüfen und übernehmen
Die Übersicht lesen, Datensätze prüfen und bearbeiten, mehrere auf einmal freigeben und die Gruppen in der richtigen Reihenfolge übernehmen.
Der Reiter "Übersicht" zeigt die Gruppen mit Daten in der Reihenfolge, in der sie übernommen werden. Gruppen ohne Daten stehen darunter in einer Zeile "Weitere Bereiche ohne Daten". Oben steht der nächste Schritt, zum Beispiel "n Fragen offen" mit "Fragen beantworten" oder "Bereit: n Datensätze freigegeben".
Jede Gruppe zeigt Chips mit den Zahlen nach dem Abgleich (neu, Aktualisierungen, doppelt, Widersprüche, unsicher, übersprungen, Fehler) und die Zeile "x von y freigegeben · z übernommen".
Die App hat bereits vorsortiert: Eindeutig neue Datensätze, die vollständig, widerspruchsfrei und sicher gelesen sind, sind freigegeben. Doppelte sind übersprungen. Alles andere, also Aktualisierungen vorhandener Daten, unsichere, widersprüchliche oder unvollständige Datensätze, steht auf Vorgeschlagen und wartet auf Sie.
Wer kann das nutzen
- Inhaber und Administratoren
- Die Gruppen Mitarbeitende, Lohndaten und Vortragswerte Lohn: nur mit der Berechtigung für Personaldaten
Schritte
1. Eine Gruppe öffnen
Klicken Sie bei einer Gruppe "Prüfen". Die Tabelle zeigt je Datensatz eine Spalte pro Feld sowie Abgleich und Status.
2. Filtern
Grenzen Sie mit "Status", "Abgleich" und "Suche" (Name, Nummer, Wert) ein.
3. Einen Wert bearbeiten
Klicken Sie auf einen Wert, ändern Sie ihn und drücken Sie die Eingabetaste; Escape bricht ab. Unsicher gelesene Werte sind gepunktet unterstrichen und tragen den Hinweis "Unsicher gelesen, bitte prüfen".
4. Die Fundstelle ansehen
Klicken Sie auf die Lupe neben einem Wert. Die "Fundstelle" zeigt Datei, Seite oder Zeile, das Zitat und eine Vorschau der Seite. Mit "Datei herunterladen" öffnen Sie das Original.
5. Aktualisierungen prüfen
Bei einer Aktualisierung zeigt der Datensatz "n Änderungen" mit altem Wert, "wird zu" und neuem Wert. "Vorhandenen Eintrag öffnen" zeigt den Eintrag in BizCortex.
6. Einzeln entscheiden
Jede Zeile hat "Freigeben", "Überspringen" und "Zurücksetzen". Zurücksetzen stellt die Vorsortierung der App wieder her.
7. Mehrere auf einmal
Wählen Sie Zeilen aus oder keine. Ohne Auswahl gilt die Aktion für "Alle gefilterten: n Datensätze". Klicken Sie dann "Freigeben", "Überspringen" oder "Zurücksetzen".
8. Übernehmen
Klicken Sie in der Übersicht bei der Gruppe "Übernehmen" und bestätigen Sie. Die freigegebenen Datensätze werden geschrieben. Das Ergebnis meldet "x übernommen, y mit Fehler, z übersprungen" und listet die Fehler mit Grund.
Felder und Optionen
- Neu
In Ihren Daten gibt es nichts Entsprechendes; der Datensatz wird angelegt.
- Aktualisierung
Den Eintrag gibt es bereits mit anderen Werten. Er wird nur geändert, wenn Sie den Datensatz freigeben oder die Frage mit "Ja, aktualisieren" beantworten.
- Doppelt
Den Eintrag gibt es bereits mit denselben Werten. Er wird nicht noch einmal angelegt, abhängige Datensätze verweisen aber auf ihn, zum Beispiel ein offener Posten auf den vorhandenen Kunden.
- Widerspruch
Die Dateien widersprechen sich; eine Frage ist offen.
- Vorgeschlagen, Freigegeben, Übersprungen, Übernommen, Fehler
Der Status eines Datensatzes. Übernommen werden nur freigegebene Datensätze und solche, die beim letzten Mal mit Fehler endeten.
- Reihenfolge
Firma, Konten, Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Bankverbindungen, Produkte, Mitarbeitende, Lohndaten, Vortragswerte Lohn, Eröffnungsbilanz, Offene Rechnungen, Offene Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Buchungsstapel, Dokumente.
- Zuerst übernehmen
Eine Gruppe ist gesperrt, solange eine Gruppe, von der sie abhängt, noch freigegebene Datensätze hat, die nicht übernommen sind. Ansprechpartner und Bankverbindungen hängen von Kunden und Lieferanten ab, Lohndaten und Vortragswerte von Mitarbeitenden, Eröffnungsbilanz von Konten, offene Rechnungen von Kunden und Konten, offene Eingangsrechnungen von Lieferanten und Konten, Kontoauszüge von Konten und Bankverbindungen, Buchungsstapel von Konten, Kunden und Lieferanten, Dokumente von Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten.
Tipps
- Nach dem Übernehmen öffnet "Übernommenen Eintrag öffnen" den angelegten Eintrag, zum Beispiel den Kunden oder die Person.
- Gehen Sie die Gruppen von oben nach unten durch. Die Schaltfläche "Übernehmen" ist nur aktiv, wenn die Gruppe freigegebene Datensätze hat und nicht gesperrt ist.
Gut zu wissen
- Jeder Datensatz wird über dieselben Funktionen geschrieben, die Sie sonst in BizCortex verwenden, mit Ihren Berechtigungen und mit Eintrag im Prüfprotokoll. Scheitert ein Datensatz, scheitert er allein und behält seinen Grund; die übrigen werden übernommen.
- Klicken Sie nach einer Korrektur erneut "Übernehmen": Fehlerhafte Datensätze werden noch einmal versucht. Ein bereits übernommener Datensatz wird nie ein zweites Mal geschrieben.
- Wird eine Person übersprungen, werden auch ihre Lohndaten und Vortragswerte übersprungen.
- Übernommene Datensätze lassen sich nicht mehr bearbeiten. Machen Sie die Gruppe rückgängig, wenn Sie etwas ändern möchten.
Verwandte Seiten
- Eine Gruppe rückgängig machen
Was beim Rückgängig machen entfernt wird, was bleibt und warum, und in welcher Reihenfolge Gruppen zurückgenommen werden.
- Ergebnis und Abstimmung
Je Gruppe sehen, was angelegt und aktualisiert wurde, und die Prüfungen lesen, die Zahlen, Eröffnungsbilanz, offene Posten und Lohn abstimmen.
- Anweisungen an den Assistenten
Viele Datensätze mit einem Satz ändern: überspringen, freigeben, Werte setzen, Spalten zuordnen oder den Stichtag festlegen, immer mit Vorschau und Bestätigung.
- Fragen beantworten
Widersprüche klären, fehlende Werte ergänzen, unsichere Angaben bestätigen und Grundsatzfragen entscheiden, eine Frage nach der anderen.