Eine Übernahme beginnen und Dateien hochladen

Wer kann das nutzen

• Inhaber und Administratoren

Schritte

1. 1. Eine neue Übernahme anlegen

   Klicken Sie in der Seitenleiste "Neue Übernahme". Geben Sie unter "Bezeichnung" einen Namen ein, zum Beispiel Umstieg von DATEV. Wählen Sie den "Stichtag" und unter "Bisherige Software" eine oder mehrere Möglichkeiten: DATEV, Lexware, sevDesk, Personio, Excel, Papier oder Andere. Klicken Sie "Weiter zum Hochladen".

2. 2. Dateien hochladen

   Ziehen Sie Dateien, Ordner oder ein ZIP Archiv in das Feld "Dateien, Ordner oder ZIP hierher ziehen", oder klicken Sie "Dateien wählen" oder "Ordner wählen". Während des Hochladens zeigt die Seite "Hochladen: x von y Dateien".

3. 3. Abgelehnte Dateien lesen

   Nach dem Hochladen meldet die Seite, wie viele Dateien angenommen wurden und wie viele nicht. Bei jeder abgelehnten Datei steht der Grund, zum Beispiel dass sie zu groß ist oder bereits in der Übernahme liegt.

4. 4. Das Lesen verfolgen

   Die Dateien werden im Hintergrund gelesen. Der Fortschritt zeigt "x von y Dateien gelesen, n Datensätze gefunden". Sie können die Seite verlassen und später wiederkommen.

5. 5. Weitergehen

   Klicken Sie "Zur Übersicht", um die erkannten Gruppen zu sehen, oder "n Fragen beantworten", wenn Fragen offen sind.

6. 6. Einstellungen ändern

   Unter "Einstellungen" ändern Sie Bezeichnung, Stichtag und bisherige Software und klicken "Speichern".

7. 7. Eine Übernahme löschen

   Klicken Sie "Übernahme löschen" und bestätigen Sie. Die hochgeladenen Dateien und alle Vorschläge werden gelöscht. Das geht nur, solange aus der Übernahme nichts übernommen wurde.

Felder und Optionen

Firma

Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag oder Satzung, als PDF oder Scan.

Personal

Mitarbeiterliste und Lohnjournal als Tabelle; Arbeitsvertrag, Lohn und Gehaltsabrechnung und Personalbogen als PDF, Scan oder Word Datei.

Kunden, Lieferanten und Produkte

Kundenliste, Lieferantenliste und Artikelliste als Tabelle sowie der DATEV Export Debitoren/Kreditoren.

Buchhaltung

Kontenplan als Tabelle oder DATEV Sachkontenbeschriftungen, Summen und Saldenliste, Offene Posten Liste (auch der DATEV OPOS Export), DATEV Buchungsstapel und Kontoauszüge als CAMT.053, CAMT.052, MT940 oder Bank CSV.

Weitere Dokumente

Rechnungen, Verträge, Bescheide und alles andere. Rechnungen schlagen höchstens den Kunden oder Lieferanten vor; die übrigen Dokumente werden im Archiv abgelegt.

Tabellen

CSV, XLSX, XLSM, TXT und TSV. Das alte Excel Format XLS wird nicht gelesen; speichern Sie solche Tabellen als XLSX oder CSV.

Tipps

• Laden Sie Exporte so hoch, wie das alte System sie erzeugt. DATEV Exporte, CAMT und MT940 erkennt die App an ihrem Format, Listen an ihren Spaltennamen, ganz ohne KI.
• Teilen Sie Sammeldateien vor dem Hochladen auf. Ein Dokument wird für genau eine Person gelesen: Enthält ein PDF die Abrechnungen mehrerer Mitarbeitender, wird nur die erste Person erkannt.
• Laden Sie später weitere Dateien in dieselbe Übernahme. Bestätigte Anweisungen an den Assistenten gelten auch für Dateien, die später gelesen werden.

Gut zu wissen

• Je Übernahme gelten höchstens 2.000 Dateien und 2 GB, eine einzelne Datei darf höchstens 100 MB groß sein. Eine Tabelle darf höchstens 50 MB und 100.000 Zeilen haben. Der Speicherplatz Ihrer Firma zählt mit.
• ZIP Archive werden bis zu zwei Ebenen tief entpackt, auch ZIP Archive in ZIP Archiven. Verschlüsselte Dateien, Verknüpfungen und Einträge mit unzulässigem Pfad werden einzeln abgelehnt; Systemdateien wie __MACOSX, .DS_Store und Thumbs.db werden übergangen. Ein Archiv mit ungewöhnlich hoher Kompression wird als Ganzes abgelehnt, weil es schädlich sein könnte.
• Programme und Skripte werden nicht angenommen, und jede Datei geht durch den Virenscanner. Ist er gerade nicht erreichbar, laden Sie die Datei später erneut hoch.
• Eine Datei mit genau demselben Inhalt wird je Übernahme nur einmal angenommen.
• Lohn und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Personalbögen, Lohnjournale und Mitarbeiterlisten gelten als vertraulich. Sie tragen in der Dateiliste ein Schloss und sind nur mit der Berechtigung für Personaldaten sichtbar.
• Dokumente wie PDF und Scans liest eine KI. Ist für Ihre Firma kein KI Dienst eingerichtet, scheitern diese Dateien mit einem Hinweis; strukturierte Exporte und Listen mit bekannten Spaltennamen werden trotzdem gelesen.

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  Den Status jeder Datei lesen, eine falsch erkannte Art ändern, die Spalten einer Tabelle zuordnen und Dateien neu lesen.

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  Viele Datensätze mit einem Satz ändern: überspringen, freigeben, Werte setzen, Spalten zuordnen oder den Stichtag festlegen, immer mit Vorschau und Bestätigung.

• Archiv, Personalakte und Datenschutz

  Wo die hochgeladenen Dateien liegen, wie die KI sie liest, wer vertrauliche Unterlagen sieht und wie die Dateien im GoBD Archiv und in der Personalakte abgelegt werden.

• Die App Datenübernahme

  Was eine Übernahme ist, wie aus Ihren Dateien Datensätze werden und warum vor der Freigabe nichts in Ihre Daten geschrieben wird.