Buchhaltung übernehmen

Wer kann das nutzen

• Inhaber und Administratoren

Schritte

1. 1. Konten

   Aus einem Kontenplan oder den DATEV Sachkontenbeschriftungen entsteht je Konto ein Datensatz mit Kontonummer, Bezeichnung und Kontoart. Eine fehlende Kontoart nimmt die App vom nächstgelegenen Konto des Standardkontenrahmens. Hat Ihre Firma noch keinen Kontenplan, wird beim Übernehmen zuerst der Standardkontenrahmen angelegt. Vorhandene Konten erhalten die alte Bezeichnung, neue Konten werden angelegt.

2. 2. Eröffnungsbilanz

   Aus der Summen und Saldenliste entsteht je Konto ein Datensatz mit dem Saldo zum Stichtag, Soll positiv und Haben negativ. Gelesen wird eine Saldospalte mit S und H, die Spalten Saldo Soll und Saldo Haben oder EB Wert plus Soll minus Haben. Zwischensummen und Salden von null fallen weg. Beim Übernehmen entsteht eine einzige gebuchte Buchung "Eröffnungsbilanz (Datenübernahme)" zum Stichtag.

3. 3. Offene Posten

   Aus der Offene Posten Liste oder dem DATEV OPOS Export entstehen offene Rechnungen (Forderungen) und offene Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten), jeweils mit dem Kunden oder Lieferanten. Die Seite erkennt die App an einer Spalte für die Art, am Personenkonto (10000 bis 69999 Debitoren, 70000 bis 99999 Kreditoren) oder am Dateinamen. Vollständig bezahlte Zeilen fallen weg.

4. 4. Buchungsstapel

   Ein DATEV Buchungsstapel wird zu einem Datensatz je Datei mit Zahl der Buchungen, Zeitraum, Umsatz und Kontenrahmen. Beim Übernehmen entstehen daraus Buchungsentwürfe; gebucht wird nichts. Prüfen und buchen Sie die Entwürfe unter Finanzen, Buchungsentwürfe.

5. 5. Kontoauszüge

   Aus CAMT.053, CAMT.052, MT940 oder einer Bank CSV entstehen das Bankkonto Ihrer Firma (an der IBAN erkannt, in der Gruppe Bankverbindungen) und ein Kontoauszug. Beim Übernehmen werden die Umsätze in dieses Bankkonto importiert; bereits vorhandene Umsätze werden übersprungen.

Felder und Optionen

Ertrags und Aufwandskonten

Ihre Salden werden in der Eröffnungsbilanz zusammengefasst und auf das Gewinnvortragskonto gebucht (SKR03 0860, SKR04 2970).

Konten 9000 bis 9009

Die Saldenvortragskonten des alten Systems werden in der Eröffnungsbilanz weggelassen.

Nicht ausgeglichen

Ergeben die Salden nicht null, fragt die App: "Differenz auf das Konto Saldenvorträge (9000) buchen" oder "Ich lade eine korrigierte Liste hoch". Ohne diese Entscheidung wird keine unausgeglichene Eröffnungsbilanz gebucht.

Altbeleg

So heißt ein übernommener offener Posten in BizCortex. Er behält seine historische Nummer und sein Datum, es wird keine neue Nummer vergeben. Gebucht wird nur der offene Betrag zum Stichtag; der im alten System bezahlte Teil gilt als bezahlt.

Was ein Altbeleg kann

Zahlungen, Skonto, Zahlungsstorno und bei Rechnungen das Mahnwesen funktionieren wie gewohnt, bei Eingangsrechnungen auch SEPA Überweisungen. PDF, Versand, ERechnung und Gutschrift gibt es für Altbelege nicht, und sie lassen sich nicht bearbeiten. Der Originalbeleg liegt im Archiv.

Tipps

• Warum 9008 und 9009: In der Summen und Saldenliste stehen Forderungen und Verbindlichkeiten als je eine Summe. In BizCortex sollen sie als einzelne offene Rechnungen stehen, damit Sie Zahlungen zuordnen und mahnen können. Damit nichts doppelt gebucht wird, bucht die Eröffnungsbilanz die Summe der Forderungen auf 9008 (Saldenvorträge Debitoren) statt auf das Forderungskonto und die Summe der Verbindlichkeiten auf 9009 (Saldenvorträge Kreditoren). Jeder offene Posten bucht dann seinen offenen Betrag zwischen dem Forderungskonto (SKR03 1400, SKR04 1200) und 9008 oder zwischen 9009 und dem Verbindlichkeitskonto (SKR03 1600, SKR04 3300). Passen die offenen Posten zur Summen und Saldenliste, stehen 9008 und 9009 danach auf null, und die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten zeigen genau die Summe der einzelnen Belege.
• Passen die offenen Posten nicht zur Summen und Saldenliste, nennt eine Frage die Differenz. Sie bleibt auf 9008 oder 9009 stehen, und das Ergebnis zeigt sie als Hinweis. Übernehmen Sie die offenen Posten trotzdem oder prüfen Sie die Liste.
• Enthält die Übernahme keine offenen Posten, bleiben die Salden direkt auf den Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten.

Gut zu wissen

• Je Übernahme wird eine Eröffnungsbilanz gebucht. Um sie zu ändern, machen Sie die Gruppe rückgängig; die Buchung wird storniert, und Sie können neu übernehmen.
• Ein Konto der Summen und Saldenliste, das es weder in Ihrem Kontenplan noch in der Gruppe Konten gibt, wird angelegt, wenn seine Kontoart bekannt ist. Sonst scheitert die Eröffnungsbilanz mit dem Hinweis, zuerst den Kontenplan zu übernehmen.
• Offene Posten in Fremdwährung werden nicht übernommen. Die Belegnummer darf noch nicht vorkommen, bei Eingangsrechnungen nicht beim selben Lieferanten, und der offene Betrag darf den Rechnungsbetrag nicht übersteigen.
• Rückgängig machen: Eröffnungsbilanz und offene Posten werden storniert, nicht gelöscht, solange nichts sie verwendet; ein offener Posten mit Zahlung oder Mahnung bleibt. Ein importierter Kontoauszug wird entfernt, solange keiner seiner Umsätze abgeglichen ist. Buchungsentwürfe werden gelöscht, solange sie Entwürfe sind. Angelegte Konten werden gelöscht, solange nicht auf sie gebucht wurde, umbenannte erhalten ihre alte Bezeichnung.

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