BizCortex Dokumentation

Eine Rechnung festschreiben

Die Pflichtangaben prüfen, festschreiben und verstehen, warum eine gestellte Rechnung gesperrt ist.

Eine neue Rechnung ist ein Entwurf: Sie hat keine Nummer, keine Buchung und kann geändert oder gelöscht werden. Durch das Festschreiben wird sie zu einem rechtlich wirksamen Beleg. BizCortex prüft die Pflichtangaben, vergibt die nächste lückenlose Nummer (RE, das Jahr und eine laufende Nummer), bucht sie ins Hauptbuch, erzeugt den öffentlichen Link und setzt den Status auf Versendet.

Ab dann ist die Rechnung gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden (GoBD). Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift; die Rechnung selbst bleibt unverändert.

Eine Rechnung festschreiben
Bildschirmfoto dieser Ansicht

Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Buchhaltung
  • Vertrieb

Schritte

  1. 1. Den Entwurf öffnen

    Öffnen Sie die Rechnung. Schaltflächen eines Entwurfs: Bearbeiten, "Auslagen übernehmen", Löschen, "§ 14 prüfen", Festschreiben und "Festschreiben & senden".

  2. 2. Die Pflichtangaben prüfen

    Klicken Sie auf "§ 14 prüfen". Ein Kasten zeigt, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, mit einer Liste der fehlenden Angaben und Hinweisen.

  3. 3. Festschreiben

    Klicken Sie auf Festschreiben und bestätigen Sie, oder auf "Festschreiben & senden", um in einem Schritt festzuschreiben und per EMail zu versenden. Fehlen Angaben und ist die Prüfung erzwungen, sehen Sie "Die Rechnung kann nicht festgeschrieben werden" mit der Liste der Probleme.

  4. 4. Mit der gestellten Rechnung arbeiten

    Gestellte Rechnungen zeigen je nach Status "Per EMail senden", "Zahlung erfassen", "Gutschrift / Korrektur" und "Verspätungsgebühr".

Felder und Optionen

Karte Details

Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Forderungsbetrag, Offen, Bezahlt und, sofern vorhanden, Gutgeschrieben, Gewährtes Skonto, Skonto (Prozentsatz bis Datum), Bestellnummer des Kunden, Leitweg ID, Wechselkurs, Ursprungsrechnung, Bezugsrechnung und Mahnstufe.

Positionen

Positionen, Summen je Steuersatz und bei Schlussrechnungen die abgezogenen Abschlagsrechnungen mit dem verbleibenden Zahlbetrag.

Karte Zahlungen

Jede Zahlung mit Datum, Referenz, Betrag und Skonto. Stornierte Zahlungen sind durchgestrichen.

Reiter PDF, EMails, Verlauf

PDF Vorschau und Download, das EMail Protokoll und der Änderungsverlauf.

Karte ERechnung

Die elektronische Rechnung herunterladen, validieren und versenden. Siehe Ausgehende elektronische Rechnungen.

Gut zu wissen

  • In Deutschland umfasst die Prüfung Ihren Namen und Ihre Anschrift, Steuernummer oder USt IdNr., Name und Anschrift des Empfängers (bis 250 Euro brutto nicht nötig), Datum, Nummer, Leistungsdatum, Menge und Bezeichnung je Position, Nettobetrag, Steuersatz und Steuer je Satz sowie die USt IdNr. des Kunden bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen. Abweichungen zwischen steuerlicher Behandlung und Steuerschlüsseln sind nur Warnungen.
  • Außerhalb Deutschlands läuft stattdessen eine allgemeine Prüfung nach EN 16931 plus die Regeln Ihres Länderpakets.
  • Zum Festschreiben ist das Recht zum Freigeben von Verkaufsrechnungen nötig (Inhaber, Administrator, Buchhaltung und Vertrieb haben es).
  • Sie können die Erzwingung in den Verkaufseinstellungen ausschalten, dann können aber unvollständige Rechnungen gestellt werden.

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