BizCortex Dokumentation

Eingehende elektronische Rechnungen

XRechnung und ZUGFeRD Rechnungen von Lieferanten empfangen und in Entwürfe von Eingangsrechnungen umwandeln.

Öffnen Sie die App Einkauf, ERechnungseingang. Dateien kommen per Upload, über das ERechnungspostfach (IMAP) oder über Peppol an. BizCortex liest die Datei, validiert sie, findet den Lieferanten und erstellt einen Entwurf der Eingangsrechnung, den Sie prüfen. Die Liste zeigt Eingangsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Eingangsweg (Upload, EMail, Peppol), Rechnungsdatum, Format, Betrag, Status und das Prüfergebnis.

Eingehende elektronische Rechnungen
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Buchhaltung
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Schritte

  1. 1. Hochladen

    Legen Sie eine XML Datei (XRechnung UBL oder CII) oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD oder Factur X) unter "ERechnung hochladen" ab. Lassen Sie "Unbekannte Lieferanten automatisch anlegen" eingeschaltet, um neue Lieferanten hinzuzufügen. Maximale Dateigröße 20 MB.

  2. 2. Das Ergebnis öffnen

    Die Detailseite zeigt die Rechnungsdaten (Nummer, Daten, Format, Verkäufer und USt IdNr., Käufer, Käuferreferenz, IBAN, Zahlungsbedingungen, Quelle), die Positionen mit Umsatzsteuer, den Zahlbetrag und den Prüfbericht.

  3. 3. Die Eingangsrechnung prüfen

    Klicken Sie in der Karte Eingangsrechnung auf "Eingangsrechnung (Entwurf) öffnen". Wurde keine Eingangsrechnung erstellt, wählen Sie den Lieferanten (oder "Automatisch zuordnen / anlegen") und klicken Sie auf "Eingangsrechnung anlegen".

  4. 4. Bei Bedarf löschen

    Löschen entfernt eine eingegangene Rechnung, solange keine Eingangsrechnung existiert. "Originaldatei" lädt die empfangene Datei herunter.

Felder und Optionen

Status

Empfangen, Ausgelesen (gelesen, aber keine Eingangsrechnung, siehe Meldung), Rechnung angelegt, Fehlerhaft (keine elektronische Rechnung), Duplikat (eine Eingangsrechnung mit demselben Lieferanten und derselben Nummer existiert), Prüfung (braucht eine Person, zum Beispiel eine Lieferantengutschrift).

Zuordnung des Lieferanten

Über die USt IdNr. (Großschreibung, Kleinschreibung und Leerzeichen werden ignoriert), dann die Steuernummer, dann den exakten Namen.

Positionen der Eingangsrechnung

Verwenden das Standardkonto des Lieferanten. Steuerkategorien werden Vorsteuerschlüsseln zugeordnet, Zuschläge und Abschläge auf Belegebene werden zu zusätzlichen Positionen, und Skontobedingungen werden übernommen.

Fremdwährung

Die Seite zeigt den verwendeten Wechselkurs oder warnt, dass für das Rechnungsdatum kein Kurs vorhanden ist.

Gut zu wissen

  • Dieselbe Datei kann nicht zweimal empfangen werden.
  • Lieferantengutschriften werden nicht automatisch gebucht. Sie werden zur Prüfung aufbewahrt, mit einem Link zur ursprünglichen Eingangsrechnung, falls diese gefunden wird.
  • Für den Empfang per EMail richtet ein Administrator die Verbindung zum ERechnungspostfach (IMAP Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Ordner, Ordner für verarbeitete Mails, Passwort) unter Administration, Verbindungen ein.

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