Documentation BizCortex

Factures électroniques reçues

Recevez des factures XRechnung et ZUGFeRD de vos fournisseurs et transformez les en brouillons de factures fournisseurs.

Ouvrez l’application Achats, Factures électroniques reçues. Les fichiers arrivent par téléversement, par la boîte de réception des factures électroniques (IMAP) ou via Peppol. BizCortex lit le fichier, le valide, identifie le fournisseur et crée un brouillon de facture fournisseur que vous vérifiez. La liste affiche la date de réception, le numéro de facture, le fournisseur, le canal (Téléversement, Email, Peppol), la date de facture, le format, le montant, le statut et le résultat du contrôle.

Factures électroniques reçues
Capture de cet écran

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Comptable
  • Achats
  • Lecteur (lecture seule)

Étapes

  1. 1. Téléverser

    Déposez un fichier XML (XRechnung UBL ou CII) ou un PDF avec XML intégré (ZUGFeRD ou Factur X) dans "Téléverser une facture électronique". Laissez "Créer automatiquement les fournisseurs inconnus" activé pour ajouter les nouveaux fournisseurs. Taille maximale du fichier : 20 Mo.

  2. 2. Ouvrir le résultat

    La page de détail affiche les données de la facture (numéro, dates, format, vendeur et numéro de TVA, acheteur, référence acheteur, IBAN, conditions de paiement, source), les lignes avec la TVA, le montant à payer et le rapport de validation.

  3. 3. Vérifier la facture fournisseur

    Dans la carte Facture fournisseur, cliquez sur "Ouvrir le brouillon de facture fournisseur". Si aucune facture fournisseur n’a été créée, choisissez le fournisseur (ou "Rapprocher / créer automatiquement") et cliquez sur "Créer la facture fournisseur".

  4. 4. Supprimer si nécessaire

    Supprimer retire une facture reçue tant qu’aucune facture fournisseur n’existe. "Fichier d’origine" télécharge le fichier reçu.

Champs et options

Statuts

Reçue, Analysée (lue mais sans facture fournisseur, voir le message), Facture fournisseur créée, Échec (pas une facture électronique), Doublon (une facture fournisseur avec le même fournisseur et le même numéro existe déjà), À vérifier (nécessite une intervention humaine, par exemple un avoir fournisseur).

Identification du fournisseur

Par numéro de TVA (sans tenir compte de la casse ni des espaces), puis par numéro fiscal, puis par nom exact.

Lignes de la facture fournisseur

Elles utilisent le compte par défaut du fournisseur. Les catégories de taxe sont associées aux codes de TVA déductible, les remises et frais au niveau du document deviennent des lignes supplémentaires, et les conditions d’escompte sont reprises.

Devise étrangère

La page affiche le taux de change utilisé, ou signale qu’aucun taux n’existe pour la date de la facture.

Bon à savoir

  • Un même fichier ne peut pas être reçu deux fois.
  • Les avoirs fournisseurs ne sont pas comptabilisés automatiquement. Ils sont mis en attente de vérification, avec un lien vers la facture fournisseur d’origine lorsqu’elle est trouvée.
  • Pour recevoir par email, un administrateur configure la connexion à la boîte de réception des factures électroniques (serveur IMAP, port, chiffrement, nom d’utilisateur, dossier, dossier des emails traités, mot de passe) dans Administration, Connexions.

Voir aussi