Du devis à la facture
Comment devis, commandes, bons de livraison et factures s’enchaînent, quantités partielles comprises.
Les devis, commandes et bons de livraison forment une seule chaîne de documents. Chaque étape reprend les lignes du document précédent. Chaque conversion peut être partielle : vous choisissez la part de chaque ligne à reprendre, et BizCortex mémorise ce qui reste ouvert. Les listes des devis, des commandes et des bons de livraison se trouvent sous Documents dans la barre latérale.
Numéros : les devis commencent par AN, les commandes par AB, les bons de livraison par LS, les factures par RE et les avoirs par GS, chacun suivi de l’année et d’un numéro chronologique. Les numéros de devis sont attribués à la création du devis. Les numéros de facture ne sont attribués qu’à la validation de la facture, si bien qu’ils ne présentent aucun trou.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Comptable
- Ventes
Étapes
1. Créer un devis
Ouvrez Documents, Devis et cliquez sur "Nouveau devis". Ajoutez les lignes et enregistrez. Cliquez sur "Envoyer par email" pour l’envoyer ; le devis passe au statut Envoyé et reçoit un lien public.
2. Obtenir la décision
Le client accepte ou refuse via le lien, dans le portail client ou par signature électronique. Vous pouvez aussi cliquer vous même sur Accepter ou Refuser.
3. Transformer en commande
Cliquez sur "Vers commande". La boîte de dialogue liste chaque ligne avec la quantité, la quantité déjà reprise et la quantité ouverte. Saisissez la quantité à reprendre (0 ignore la ligne) et cliquez sur "Reprendre". La conversion en commande vaut également acceptation.
4. Confirmer la commande
Ouvrez la commande et cliquez sur "Confirmer la commande", ou envoyez la confirmation par email, ce qui confirme également la commande. Le plafond de crédit est contrôlé à cette étape.
5. Livrer
Cliquez sur "Bon de livraison", choisissez les quantités et, si vous le souhaitez, un entrepôt. Sur le bon de livraison, cliquez sur Livrer. Les lignes avec un produit sont sorties du stock.
6. Facturer
Cliquez sur Facture dans le devis, la commande ou le bon de livraison livré. Choisissez les quantités et le type de facture (Facture ou Facture partielle). Un brouillon de facture s’ouvre. Validez ce brouillon lorsqu’il est correct.
Champs et options
- Carte Quantités ouvertes
Sur les devis envoyés et les commandes : par ligne, la quantité, la quantité commandée (devis uniquement), livrée, facturée et "Reste à facturer".
- Document précédent
Affiché sur les documents repris d’un document antérieur.
- Statuts des devis
Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré, Partiel, Terminé, Annulé. Les devis envoyés dont la date de validité est dépassée passent automatiquement au statut Expiré chaque nuit.
- Statuts des commandes
Brouillon, Confirmé, Partiel, Terminé (entièrement facturé), Annulé.
- Statuts des bons de livraison
Brouillon, Livré, Partiel, Terminé, Annulé.
Conseils
- La quantité restant à facturer tient compte des factures directes et des factures établies via des bons de livraison : rien n’est facturé deux fois.
- Vous pouvez sauter des étapes : facturer directement un devis, ou une commande sans bon de livraison.
Bon à savoir
- Un document ne peut être annulé que s’il n’a pas de documents suivants ni de factures encore actifs. Les documents annulés sont conservés, jamais supprimés.
- L’annulation d’une facture ne réinitialise pas le statut Partiel ou Terminé de sa commande. Les quantités ouvertes sont toujours calculées en temps réel et restent exactes.
Voir aussi
- Devis
Créez, envoyez et suivez les devis jusqu’à leur acceptation.
- Commandes
Les confirmations de commande qui deviennent des bons de livraison et des factures.
- Bons de livraison
Expédiez des marchandises, sortez ces marchandises du stock et facturez la quantité livrée.
- Valider une facture
Contrôlez les mentions obligatoires, validez la facture et comprenez pourquoi une facture émise est verrouillée.