Dokumentation för BizCortex

Från offert till faktura

Hur offerter, order, följesedlar och fakturor hänger ihop, inklusive delmängder.

Offerter, order och följesedlar bildar en dokumentkedja. Varje steg tar över raderna från det föregående dokumentet. Varje omvandling kan vara delvis: du väljer hur mycket av varje rad som ska tas över och BizCortex kommer ihåg vad som fortfarande är öppet. Listorna för offerter, order och följesedlar finns under Dokument i sidofältet.

Nummer: offerter börjar med AN, order med AB, följesedlar med LS, fakturor med RE och kreditfakturor med GS, var och en följd av året och ett löpnummer. Offertnummer tilldelas när offerten skapas. Fakturanummer tilldelas först när fakturan slutförs, så att det inte uppstår några luckor.

Från offert till faktura
Skärmbild av den här vyn

Vem kan använda detta

  • Ägare
  • Administratör
  • Redovisningsekonom
  • Försäljning

Steg

  1. 1. Skapa en offert

    Öppna Dokument, Offerter och klicka på "Ny offert". Lägg till raderna och spara. Klicka på "Skicka via mejl" för att skicka den; offerten ändras till Skickad och får en offentlig länk.

  2. 2. Få beslutet

    Kunden accepterar eller avslår via länken, i kundportalen eller med elektronisk signatur. Du kan också själv klicka på Acceptera eller Avslå.

  3. 3. Gör om till en order

    Klicka på "Till order". Dialogrutan listar varje rad med antal, redan övertaget och öppet. Ange antalet som ska tas över (0 hoppar över en rad) och klicka på "Ta över". En omvandling till order räknas också som ett accepterande.

  4. 4. Bekräfta ordern

    Öppna ordern och klicka på "Bekräfta order", eller skicka den via mejl, vilket också bekräftar den. Kreditgränsen kontrolleras här.

  5. 5. Leverera

    Klicka på "Följesedel", välj antal och eventuellt ett lager. Klicka på Leverera på följesedeln. Rader med en produkt bokas ut ur lagret.

  6. 6. Fakturera

    Klicka på Faktura på offerten, ordern eller den levererade följesedeln. Välj antal och fakturatyp (Faktura eller Delfaktura). Ett fakturautkast öppnas. Slutför det när det är korrekt.

Fält och alternativ

Kortet Öppna antal

På skickade offerter och order: per rad antal, beställt (endast offerter), levererat, fakturerat och "Återstår att fakturera".

Föregående dokument

Visas på dokument som har tagits över från ett tidigare dokument.

Statusar för offerter

Utkast, Skickad, Accepterad, Avslagen, Utgången, Delvis, Slutförd, Avbruten. Skickade offerter vars giltighetsdatum har passerat blir automatiskt Utgången varje natt.

Statusar för order

Utkast, Bekräftad, Delvis, Slutförd (helt fakturerad), Avbruten.

Statusar för följesedlar

Utkast, Levererad, Delvis, Slutförd, Avbruten.

Tips

  • Det återstående antalet att fakturera räknar med både direkta fakturor och fakturor som skapats via följesedlar, så inget faktureras två gånger.
  • Du kan hoppa över steg: fakturera en offert direkt, eller en order utan följesedel.

Bra att veta

  • Ett dokument kan bara annulleras när det inte har några efterföljande dokument eller fakturor som fortfarande är aktiva. Annullerade dokument behålls och raderas aldrig.
  • Att annullera en faktura återställer inte statusen Delvis eller Slutförd på dess order. De öppna antalen beräknas alltid i realtid och förblir korrekta.

Relaterat

  • Offerter

    Skapa, skicka och följ upp offerter tills de accepteras.

  • Order

    Orderbekräftelser som blir följesedlar och fakturor.

  • Följesedlar

    Leverera varor, boka ut dem ur lagret och fakturera det levererade antalet.

  • Slutföra en faktura

    Kontrollera de obligatoriska uppgifterna, slutför och förstå varför en utfärdad faktura är låst.