Dokumentasjon for BizCortex

Fra tilbud til faktura

Hvordan tilbud, ordrer, følgesedler og fakturaer henger sammen, også ved delmengder.

Tilbud, ordrer og følgesedler danner én dokumentkjede. Hvert trinn overtar linjene fra det forrige dokumentet. Hver konvertering kan være delvis: du velger hvor mye av hver linje som skal overtas, og BizCortex husker hva som fortsatt er åpent. Listene for tilbud, ordrer og følgesedler ligger under Dokumenter i sidefeltet.

Numre: tilbud begynner med AN, ordrer med AB, følgesedler med LS, fakturaer med RE og kreditnotaer med GS, hver etterfulgt av året og et løpenummer. Tilbudsnumre tildeles når tilbudet opprettes. Fakturanumre tildeles først når fakturaen ferdigstilles, slik at de ikke har hull.

Fra tilbud til faktura
Skjermbilde av denne visningen

Hvem kan bruke dette

  • Eier
  • Administrator
  • Regnskapsfører
  • Salg

Steg

  1. 1. Opprett et tilbud

    Åpne Dokumenter, Tilbud og klikk "Nytt tilbud". Legg til linjene og lagre. Klikk "Send på epost" for å sende det; tilbudet får status Sendt og en offentlig lenke.

  2. 2. Få svar

    Kunden godtar eller avslår via lenken, i kundeportalen eller med elektronisk signatur. Du kan også klikke Godta eller Avslå selv.

  3. 3. Gjør det om til en ordre

    Klikk "Til ordre". Dialogboksen viser hver linje med mengde, allerede overtatt og åpent. Skriv inn mengden som skal overtas (0 hopper over en linje) og klikk "Overta". Konvertering til ordre regnes også som aksept.

  4. 4. Bekreft ordren

    Åpne ordren og klikk "Bekreft ordre", eller send den på epost, som også bekrefter den. Kredittgrensen kontrolleres her.

  5. 5. Lever

    Klikk "Følgeseddel", velg mengder og eventuelt et lager. Klikk Lever på følgeseddelen. Linjer med et produkt trekkes ut av lageret.

  6. 6. Fakturer

    Klikk Fakturer på tilbudet, ordren eller den leverte følgeseddelen. Velg mengder og fakturatype (Faktura eller Delfaktura). Et fakturautkast åpnes. Ferdigstill det når det er riktig.

Felt og valg

Kortet Åpne mengder

På sendte tilbud og ordrer: per linje mengden, bestilt (bare tilbud), levert, fakturert og "Gjenstår å fakturere".

Forgjengerdokument

Vises på dokumenter som er overtatt fra et tidligere dokument.

Tilbudsstatuser

Utkast, Sendt, Godtatt, Avslått, Utløpt, Delvis, Fullført, Kansellert. Sendte tilbud som har passert gyldighetsdatoen, blir automatisk Utløpt hver natt.

Ordrestatuser

Utkast, Bekreftet, Delvis, Fullført (ferdig fakturert), Kansellert.

Følgeseddelstatuser

Utkast, Levert, Delvis, Fullført, Kansellert.

Tips

  • Gjenværende mengde å fakturere teller både direkte fakturaer og fakturaer laget via følgesedler, så ingenting faktureres to ganger.
  • Du kan hoppe over trinn: fakturer et tilbud direkte, eller en ordre uten følgeseddel.

Greit å vite

  • Et dokument kan bare kanselleres når det ikke har oppfølgingsdokumenter eller fakturaer som fortsatt er aktive. Kansellerte dokumenter beholdes og slettes aldri.
  • Å kansellere en faktura tilbakestiller ikke statusen Delvis eller Fullført på ordren. De åpne mengdene beregnes alltid fortløpende og forblir riktige.

Relatert

  • Tilbud

    Opprett, send og følg opp tilbud til de er godtatt.

  • Ordrer

    Ordrebekreftelser som blir til følgesedler og fakturaer.

  • Følgesedler

    Send varer, trekk dem ut av lageret og fakturer den leverte mengden.

  • Ferdigstille en faktura

    Kontroller de obligatoriske opplysningene, ferdigstill, og forstå hvorfor en utstedt faktura er låst.