Dokumentation til BizCortex

Fra tilbud til faktura

Sådan hænger tilbud, ordrer, følgesedler og fakturaer sammen, også ved delmængder.

Tilbud, ordrer og følgesedler danner en samlet dokumentkæde. Hvert trin overtager linjerne fra det forrige dokument. Alle konverteringer kan være delvise: du vælger, hvor meget af hver linje der skal overtages, og BizCortex husker, hvad der stadig er åbent. Listerne over tilbud, ordrer og følgesedler finder du under Dokumenter i sidepanelet.

Numre: tilbud begynder med AN, ordrer med AB, følgesedler med LS, fakturaer med RE og kreditnotaer med GS, hver efterfulgt af året og et løbenummer. Tilbudsnumre tildeles, når tilbuddet oprettes. Fakturanumre tildeles først, når fakturaen færdiggøres, så der opstår ingen huller.

Fra tilbud til faktura
Skærmbillede af denne visning

Hvem kan bruge det

  • Ejer
  • Administrator
  • Bogholder
  • Salg

Trin

  1. 1. Opret et tilbud

    Åbn Dokumenter, Tilbud, og klik på "Nyt tilbud". Tilføj linjerne, og gem. Klik på "Send på mail" for at sende det; tilbuddet skifter til Sendt og får et offentligt link.

  2. 2. Få afgørelsen

    Kunden accepterer eller afslår via linket, i kundeportalen eller med elektronisk signatur. Du kan også selv klikke på Acceptér eller Afslå.

  3. 3. Gør det til en ordre

    Klik på "Til ordre". Dialogen viser hver linje med mængde, allerede overtaget og åben. Angiv den mængde, der skal overtages (0 springer linjen over), og klik på "Overtag". En konvertering til ordre tæller også som accept.

  4. 4. Bekræft ordren

    Åbn ordren, og klik på "Bekræft ordre", eller send den på mail, hvilket også bekræfter den. Kreditgrænsen kontrolleres her.

  5. 5. Lever

    Klik på "Følgeseddel", vælg mængder og eventuelt et lager. Klik på Lever på følgesedlen. Linjer med en vare trækkes ud af lageret.

  6. 6. Fakturér

    Klik på Faktura på tilbuddet, ordren eller den leverede følgeseddel. Vælg mængder og fakturatypen (Faktura eller Delfaktura). En fakturakladde åbnes. Færdiggør den, når den er korrekt.

Felter og valgmuligheder

Kortet med åbne mængder

På sendte tilbud og ordrer: pr. linje mængden, bestilt (kun tilbud), leveret, faktureret og "Mangler at blive faktureret".

Forudgående dokument

Vises på dokumenter, der er overtaget fra et tidligere dokument.

Status for tilbud

Kladde, Sendt, Accepteret, Afvist, Udløbet, Delvis, Afsluttet, Annulleret. Sendte tilbud, hvis gyldighedsdato er passeret, bliver automatisk Udløbet hver nat.

Status for ordrer

Kladde, Bekræftet, Delvis, Afsluttet (fuldt faktureret), Annulleret.

Status for følgesedler

Kladde, Leveret, Delvis, Afsluttet, Annulleret.

Tips

  • Den resterende mængde til fakturering tæller både direkte fakturaer og fakturaer lavet via følgesedler, så intet faktureres to gange.
  • Du kan springe trin over: fakturér et tilbud direkte, eller fakturér en ordre uden følgeseddel.

Godt at vide

  • Et dokument kan kun annulleres, når det ikke har efterfølgende dokumenter eller fakturaer, der stadig er aktive. Annullerede dokumenter bevares og slettes aldrig.
  • Når du annullerer en faktura, nulstilles ordrens status Delvis eller Afsluttet ikke. De åbne mængder beregnes altid løbende og forbliver korrekte.

Relateret

  • Tilbud

    Opret, send og følg op på tilbud, indtil de bliver accepteret.

  • Ordrer

    Ordrebekræftelser, der bliver til følgesedler og fakturaer.

  • Følgesedler

    Send varer, træk dem ud af lageret, og fakturér den leverede mængde.

  • Færdiggør en faktura

    Kontrollér de obligatoriske oplysninger, færdiggør, og forstå, hvorfor en udstedt faktura er låst.