Dokumentation för BizCortex

Skicka dokument via mejl

Mejla offerter, order, följesedlar och fakturor med PDF, elektronisk faktura och offentlig länk.

Varje dokumentsida har en knapp för att skicka ("Skicka via mejl", eller "Slutför och skicka" på ett fakturautkast). Mejlet använder den matchande mejlmallen, PDF filen bifogas och texten innehåller den offentliga länken där kunden kan visa, ladda ned, acceptera eller betala.

Skicka dokument via mejl
Skärmbild av den här vyn

Vem kan använda detta

  • Ägare
  • Administratör
  • Redovisningsekonom
  • Försäljning

Steg

  1. 1. Öppna dialogrutan

    Klicka på "Skicka via mejl".

  2. 2. Mottagare

    Mottagare är förifyllt med kundens mejladress. Avgränsa flera adresser med kommatecken. Tomt = dokumentets kontaktperson och sedan kundens mejladress. Lägg till adresser under "Kopia (CC)".

  3. 3. Ämne och meddelande

    Lämna Ämne och Meddelande tomma för att använda mejlmallen, eller skriv egna.

  4. 4. Elektronisk faktura

    För fakturor slår du på "Bifoga elektronisk faktura (XRechnung / ZUGFeRD)" för att lägga till den elektroniska fakturan i kundens format.

  5. 5. Skicka

    Klicka på Skicka. Mejlet visas på fliken Mejl med statusen Köad, Skickad eller Misslyckad.

Fält och alternativ

Bilagor

Dokumentets PDF fil, namngiven efter dokumentnumret, och för fakturor eventuellt filen med den elektroniska fakturan.

PDF layout

Brevhuvud med din logotyp, adressfönster, informationsblock, vikmärken, moms per skattesats, juridiska anmärkningar (omvänd skattskyldighet, gemenskapsintern leverans, export, småföretagare) och betalningsvillkor med kassarabatt, sidfot med register, skatte och bankuppgifter samt sidnummer. Tyska eller engelska beroende på dokumentets språk.

Dold kopia

Om försäljningsinställningarna har en adress för dold kopia (BCC) skickas varje dokumentmejl även dit.

Bra att veta

  • När en offert skickas sätts den till Skickad. När en order skickas bekräftas den.
  • Om kunden saknar mejladress och du inte anger någon kan mejlet inte skickas.
  • Engelska PDF filer använder fortfarande tysk sifferformatering.

Relaterat