BizCortex Dokumentation

Belege per EMail versenden

Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen mit PDF, elektronischer Rechnung und öffentlichem Link per EMail versenden.

Jede Belegseite hat eine Schaltfläche zum Versenden ("Per EMail senden" oder bei einem Rechnungsentwurf "Festschreiben & senden"). Die EMail verwendet die passende EMail Vorlage, das PDF wird angehängt, und der Text enthält den öffentlichen Link, über den der Kunde den Beleg ansehen, herunterladen, annehmen oder bezahlen kann.

Belege per EMail versenden
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Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Buchhaltung
  • Vertrieb

Schritte

  1. 1. Den Dialog öffnen

    Klicken Sie auf "Per EMail senden".

  2. 2. Empfänger

    Empfänger ist mit der EMail des Kunden vorbelegt. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas. Leer = der Ansprechpartner des Belegs, dann die EMail des Kunden. Weitere Adressen tragen Sie unter "Kopie (CC)" ein.

  3. 3. Betreff und Nachricht

    Lassen Sie Betreff und Nachricht leer, um die EMail Vorlage zu verwenden, oder schreiben Sie Ihren eigenen Text.

  4. 4. Elektronische Rechnung

    Schalten Sie bei Rechnungen "ERechnung (XRechnung / ZUGFeRD) anhängen" ein, um die elektronische Rechnung im Format des Kunden beizufügen.

  5. 5. Senden

    Klicken Sie auf Senden. Die EMail erscheint im Reiter EMails mit dem Status Wartet, Versendet oder Fehlgeschlagen.

Felder und Optionen

Anhänge

Das PDF des Belegs, benannt nach seiner Nummer, und bei Rechnungen optional die Datei der elektronischen Rechnung.

PDF Layout

Briefkopf mit Ihrem Logo, Anschriftenfeld, Infoblock, Falzmarken, Umsatzsteuer je Satz, rechtliche Hinweise (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Kleinunternehmer) und Zahlungsbedingungen mit Skonto, Fußzeile mit Register, Steuer und Bankangaben sowie Seitenzahlen. Deutsch oder Englisch je nach Belegsprache.

BCC

Ist in den Verkaufseinstellungen eine BCC Adresse hinterlegt, geht jede Beleg EMail auch dorthin.

Gut zu wissen

  • Das Versenden eines Angebots setzt es auf Versendet. Das Versenden eines Auftrags bestätigt ihn.
  • Hat der Kunde keine EMail Adresse und geben Sie keine ein, kann die EMail nicht versendet werden.
  • Englische PDFs verwenden weiterhin die deutsche Zahlenformatierung.

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