Enviar documentos por correo electrónico
Envíe por correo electrónico presupuestos, pedidos, albaranes y facturas con PDF, factura electrónica y enlace público.
Cada página de documento tiene un botón de envío («Enviar por correo electrónico», o «Finalizar y enviar» en un borrador de factura). El correo utiliza la plantilla de correo correspondiente, se adjunta el PDF y el texto contiene el enlace público donde el cliente puede ver, descargar, aceptar o pagar.
Quién puede usarlo
- Propietario
- Administrador
- Contable
- Ventas
Pasos
1. Abrir el cuadro de diálogo
Haga clic en «Enviar por correo electrónico».
2. Destinatarios
Destinatarios viene rellenado con el correo electrónico del cliente. Separe varias direcciones con comas. Vacío = el contacto del documento y, si no, el correo electrónico del cliente. Añada direcciones en «Copia (CC)».
3. Asunto y mensaje
Deje Asunto y Mensaje vacíos para usar la plantilla de correo, o escriba los suyos.
4. Factura electrónica
En las facturas, active «Adjuntar factura electrónica (XRechnung / ZUGFeRD)» para añadir la factura electrónica en el formato del cliente.
5. Enviar
Haga clic en Enviar. El correo aparece en la pestaña Correos con el estado En cola, Enviado o Fallido.
Campos y opciones
- Adjuntos
El PDF del documento, con su número como nombre y, en las facturas, opcionalmente el archivo de la factura electrónica.
- Diseño del PDF
Membrete con su logotipo, ventana de dirección, bloque de información, marcas de plegado, IVA por tipo, menciones legales (inversión del sujeto pasivo, entrega intracomunitaria, exportación, pequeño empresario) y condiciones de pago con descuento por pronto pago, pie con datos registrales, fiscales y bancarios, y números de página. En alemán o inglés según el idioma del documento.
- CCO
Si los ajustes de ventas tienen una dirección CCO, todos los correos de documentos se envían también a ella.
Conviene saber
- Al enviar un presupuesto, pasa a Enviado. Al enviar un pedido, se confirma.
- Si el cliente no tiene dirección de correo electrónico y usted no introduce ninguna, el correo no se puede enviar.
- Los PDF en inglés siguen usando el formato numérico alemán.
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