Documentation BizCortex

Portail fournisseurs

Ce que les fournisseurs voient et font : bons de commande, factures, paiements, téléversements et coordonnées bancaires.

Le portail fournisseurs s’intitule "Portail fournisseurs" suivi du nom de votre entreprise. Un fournisseur ne voit que ses propres données. Le portail comporte quatre onglets.

Qui peut l’utiliser

  • Contacts fournisseurs autorisés par votre équipe achats

Étapes

  1. 1. Confirmer un bon de commande

    Cliquez sur "Confirmer la commande", saisissez éventuellement "Votre numéro de commande", la "Date de livraison" et une "Remarque", puis confirmez. Votre équipe voit "Confirmation de commande envoyée".

  2. 2. Refuser un bon de commande

    Cliquez sur "Refuser", ajoutez une remarque et confirmez.

  3. 3. Téléverser une facture

    Ouvrez "Téléversement", choisissez le type, choisissez le fichier et envoyez. La page affiche "Fichier transmis".

  4. 4. Signaler de nouvelles coordonnées bancaires

    Saisissez Titulaire du compte, Banque et IBAN, puis cliquez sur "Demander la modification". Sous "Protection contre la fraude au paiement" : "Les modifications ne prennent effet qu’après un contrôle interne et un rappel téléphonique. Tous les contacts connus de votre entreprise sont informés par email." La demande affiche le statut En cours d’examen, Appliquée, Rejetée ou Remplacée.

Champs et options

Bons de commande

Commandes émises, reçues et annulées avec la date de commande, la livraison prévue, les articles (Article, Quantité, Prix, Net) et le statut Confirmée ou Refusée. "Aucun bon de commande" lorsque la liste est vide.

Factures et paiements

"Vos factures" : le statut de chaque facture fournisseur dans votre comptabilité (En cours d’examen, Ouverte, Partiellement payée, Payée, En retard) avec Votre numéro de facture, Date, Échéance, Montant et Ouverte. "Avis de paiement" : les paiements au fournisseur avec les factures qu’ils règlent et l’éventuel escompte.

Téléverser factures et documents

Téléversez une Facture, une Facture d’avoir / rectification ou une Attestation / document (par exemple une attestation d’exonération fiscale ou un certificat ISO, avec Titre et Valable jusqu’au). Formats : PDF, XML (XRechnung, ZUGFeRD) ou image, 25 Mo max. Les factures électroniques sont saisies automatiquement ; les autres PDF sont vérifiés manuellement. "Documents transmis" liste les téléversements avec le statut Reçu, Saisi, Traité ou Rejeté.

Coordonnées bancaires

"Coordonnées bancaires enregistrées" (masquées) et "Signaler de nouvelles coordonnées bancaires" avec Titulaire du compte, Banque et IBAN.

Bon à savoir

  • Les nouvelles coordonnées bancaires ne prennent jamais effet automatiquement. Votre équipe doit les vérifier par téléphone à un numéro connu, puis les approuver.

Voir aussi