Dokumentation til BizCortex

Godkendelser

Gennemse, rediger, godkend eller afvis alt, hvad Assistenten vil sende.

Hver udgående handling venter under Godkendelser: mails, svar, mødesvar, nye møder, WhatsApp og SMS beskeder og ændringer i BizCortex. Siden har to faner: "Åbne" og "Historik". Vælg en godkendelse til venstre for at se detaljerne til højre.

Når du har godkendt, sendes handlingen ikke med det samme. En nedtælling ("Sender om 30 sekunder") giver dig tid til at klikke på "Fortryd". Først derefter sendes den.

Hvem kan bruge det

  • Ejer
  • Administrator
  • Salg
  • Bogholder
  • Alle med godkendelsesrettighed til Assistent

Trin

  1. 1. Åbn en godkendelse

    Gå til Assistent, Godkendelser, fanen "Åbne". Vælg en post. Du ser typen, risikoen, modtagerne, emnet og teksten.

  2. 2. Rediger teksten

    Ret emne, tekst, kommentar eller besked. Klik på "Gem som ny version". Versionsnummeret stiger, og der vises en liste over ændringer i forhold til den forrige version. Klik på "Kassér ændringer" for at smide dine rettelser væk.

  3. 3. Ret modtagere (med omtanke)

    Klik på "Ret modtagere" for at redigere Til og Cc. Assistenten tager normalt modtagerne fra den oprindelige mail. Nye modtagere giver godkendelsen høj risiko.

  4. 4. Godkend

    Klik på "Godkend" (eller "Send"). Ved en handling med høj risiko bekræfter du "Send trods høj risiko?", når du har kontrolleret modtagere og indhold.

  5. 5. Fortryd under forsinkelsen

    Mens "Sender om N sekunder" vises, kan du klikke på "Fortryd" for at trække godkendelsen tilbage. Status skifter til Trukket tilbage.

  6. 6. Afvis

    Klik på "Afvis", angiv eventuelt en begrundelse, og bekræft. Handlingen udføres ikke.

Felter og valgmuligheder

Typer

Mail, Svar, Mødesvar, Nyt møde, WhatsApp, SMS, ERP ændring.

Status Åben

Venter på din beslutning.

Status Godkendt / Sender

Godkendt og venter på, at afsendelsesforsinkelsen udløber. Du kan stadig fortryde.

Status Kører

Sendes lige nu. Den kan ikke længere fortrydes.

Status Færdig

Sendt. En reference fra udbyderen vises.

Status Mislykket

Afsendelsen mislykkedes. Årsagen vises under "Afsendelse mislykkedes".

Status Uklar

"Levering ikke bekræftet": Assistenten tjekker dine sendte elementer for at se, om den er gået ud. Den sender aldrig blindt igen.

Status Afvist, Trukket tilbage, Udløbet, Afløst

Du har afvist den, du har fortrudt den under forsinkelsen, tiden er løbet ud, eller en nyere version har erstattet den.

Kort kode

En kode som A7 til godkendelser via WhatsApp eller SMS, for eksempel "Ja A7".

Version, Oprettet, Udløber, Besluttet

Versionsnummeret, tidspunktet for oprettelse, udløbstidspunktet samt hvornår og hvordan (app, WhatsApp, SMS, mail, system) der blev truffet beslutning.

Henvisning om rammen

Den tekst, du ser, er kerneteksten. Tiltale, afslutning og signatur tilføjes ved afsendelsen.

Tips

  • Antallet af afventende godkendelser vises også som et mærke i topbjælken på alle sider.
  • En godkendelse gælder altid præcis den version, du har set. Hvis udkastet er ændret, skal du godkende den nye version.

Godt at vide

  • Åbne godkendelser udløber som standard efter 72 timer. Mødesvar udløber senest ved mødets start.
  • Møder fra Outlook er skrivebeskyttede i BizCortex. Svar på invitationer forberedes som godkendelser.

Relateret