Documentation BizCortex

Validations

Examinez, modifiez, validez ou rejetez tout ce que l’Assistant souhaite envoyer.

Chaque action sortante attend dans Validations : emails, réponses, réponses à des réunions, nouvelles réunions, messages WhatsApp et SMS, et modifications dans BizCortex. La page comporte deux onglets : "Ouvertes" et "Historique". Sélectionnez une validation à gauche pour afficher ses détails à droite.

Après votre validation, l’action n’est pas envoyée immédiatement. Un compte à rebours ("Envoi dans 30 secondes") vous laisse le temps de cliquer sur "Annuler". L’envoi n’a lieu qu’ensuite.

Qui peut l’utiliser

  • Propriétaire
  • Administrateur
  • Ventes
  • Comptable
  • Toute personne disposant de l’autorisation de validation sur l’Assistant

Étapes

  1. 1. Ouvrir une validation

    Allez dans Assistant, Validations, onglet "Ouvertes". Sélectionnez une entrée. Vous voyez le type, le risque, les destinataires, l’objet et le texte.

  2. 2. Modifier le texte

    Modifiez l’objet, le texte, le commentaire ou le message. Cliquez sur "Enregistrer comme nouvelle version". Le numéro de version augmente et la liste des modifications par rapport à la version précédente s’affiche. Cliquez sur "Abandonner les modifications" pour annuler vos changements.

  3. 3. Modifier les destinataires (avec prudence)

    Cliquez sur "Modifier les destinataires" pour changer les champs À et Cc. L’Assistant reprend normalement les destinataires de l’email d’origine. De nouveaux destinataires font passer la validation en risque élevé.

  4. 4. Valider

    Cliquez sur "Valider" (ou "Envoyer"). Pour une action à risque élevé, confirmez "Envoyer malgré le risque élevé ?" après avoir vérifié les destinataires et le contenu.

  5. 5. Annuler pendant le délai

    Tant que "Envoi dans N secondes" est affiché, cliquez sur "Annuler" pour retirer la validation. Le statut passe à Retirée.

  6. 6. Rejeter

    Cliquez sur "Rejeter", indiquez éventuellement un motif, puis confirmez. L’action ne sera pas exécutée.

Champs et options

Types

Email, Réponse, Réponse à une réunion, Nouvelle réunion, WhatsApp, SMS, Modification ERP.

Statut Ouverte

En attente de votre décision.

Statut Validée / Envoi en cours

Validée et en attente de la fin du délai d’envoi. Vous pouvez encore annuler.

Statut En cours d’exécution

En cours d’envoi à cet instant. Elle ne peut plus être annulée.

Statut Terminée

Envoyée avec succès. Une référence du fournisseur est affichée.

Statut Échec

L’envoi a échoué. Le motif est indiqué sous "Échec de l’envoi".

Statut Indéterminée

"Remise non confirmée" : l’Assistant vérifie vos éléments envoyés pour savoir si le message est parti. Il ne renvoie jamais à l’aveugle.

Statut Rejetée, Retirée, Expirée, Remplacée

Vous l’avez rejetée, vous l’avez annulée pendant le délai, elle a expiré, ou une version plus récente l’a remplacée.

Code court

Un code comme A7 pour les validations par WhatsApp ou SMS, par exemple "Yes A7".

Version, Créée le, Expire le, Décidée le

Le numéro de version, la date de création, la date d’expiration, ainsi que la date et le moyen de la décision (application, WhatsApp, SMS, email, système).

Indication de mise en forme

Le texte affiché est le texte principal. La formule d’appel, la formule de politesse et la signature sont ajoutées à l’envoi.

Conseils

  • Le nombre de validations en attente apparaît aussi sous forme de badge dans la barre supérieure de chaque page.
  • Une validation s’applique toujours exactement à la version que vous avez vue. Si le brouillon a changé, vous devez valider la nouvelle version.

Bon à savoir

  • Par défaut, les validations ouvertes expirent au bout de 72 heures. Les réponses aux réunions expirent au plus tard au début de la réunion.
  • Les réunions issues d’Outlook sont en lecture seule dans BizCortex. Les réponses aux invitations sont préparées sous forme de validations.

Voir aussi