BizCortex Dokumentation

Freigaben

Alles prüfen, bearbeiten, freigeben oder verwerfen, was der Assistent senden möchte.

Jede ausgehende Aktion wartet in den Freigaben: EMails, Antworten, Terminantworten, neue Termine, WhatsApp und SMS Nachrichten sowie Änderungen in BizCortex. Die Seite hat zwei Reiter: "Offen" und "Verlauf". Wählen Sie links eine Freigabe aus, um rechts ihre Details zu sehen.

Nach Ihrer Freigabe wird die Aktion nicht sofort gesendet. Ein Countdown ("Wird in 30 Sekunden gesendet") gibt Ihnen Zeit, auf "Rückgängig" zu klicken. Erst danach wird gesendet.

Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Vertrieb
  • Buchhaltung
  • Alle mit Freigaberecht für den Assistenten

Schritte

  1. 1. Freigabe öffnen

    Gehen Sie zu Assistent, Freigaben, Reiter "Offen". Wählen Sie einen Eintrag. Sie sehen die Art, das Risiko, die Empfänger, den Betreff und den Text.

  2. 2. Text bearbeiten

    Ändern Sie Betreff, Text, Kommentar oder Nachricht. Klicken Sie auf "Als neue Version speichern". Die Versionsnummer steigt, und eine Liste der Änderungen gegenüber der vorherigen Version wird angezeigt. Klicken Sie auf "Änderungen verwerfen", um Ihre Bearbeitung zu verwerfen.

  3. 3. Empfänger ändern (mit Bedacht)

    Klicken Sie auf "Empfänger ändern", um An und Cc zu bearbeiten. Der Assistent übernimmt die Empfänger normalerweise aus der ursprünglichen EMail. Neue Empfänger machen die Freigabe zu einer Freigabe mit hohem Risiko.

  4. 4. Freigeben

    Klicken Sie auf "Freigeben" (oder "Senden"). Bei einer Aktion mit hohem Risiko bestätigen Sie "Trotz hohem Risiko senden?", nachdem Sie Empfänger und Inhalt geprüft haben.

  5. 5. Während der Verzögerung rückgängig machen

    Solange "Wird in N Sekunden gesendet" angezeigt wird, klicken Sie auf "Rückgängig", um die Freigabe zurückzunehmen. Der Status wird zu Zurückgenommen.

  6. 6. Verwerfen

    Klicken Sie auf "Verwerfen", geben Sie optional einen Grund ein und bestätigen Sie. Die Aktion wird nicht ausgeführt.

Felder und Optionen

Arten

EMail, Antwort, Terminantwort, Neuer Termin, WhatsApp, SMS, Änderung im ERP.

Status Offen

Wartet auf Ihre Entscheidung.

Status Freigegeben / Wird gesendet

Freigegeben und wartet auf das Ende der Sendeverzögerung. Sie können noch rückgängig machen.

Status Wird ausgeführt

Wird gerade gesendet. Kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Status Ausgeführt

Erfolgreich gesendet. Eine Referenz des Anbieters wird angezeigt.

Status Fehlgeschlagen

Das Senden ist fehlgeschlagen. Der Grund steht unter "Senden fehlgeschlagen".

Status Unklar

"Versand nicht bestätigt": Der Assistent prüft Ihre gesendeten Elemente, um festzustellen, ob die Nachricht hinausging. Er sendet nie blind erneut.

Status Verworfen, Zurückgenommen, Abgelaufen, Ersetzt

Sie haben sie verworfen, Sie haben sie während der Verzögerung zurückgenommen, die Zeit ist abgelaufen, oder eine neuere Version hat sie ersetzt.

Kurzcode

Ein Code wie A7 für Freigaben per WhatsApp oder SMS, zum Beispiel "Ja A7".

Version, Erstellt, Läuft ab, Entschieden

Die Versionsnummer, der Zeitpunkt der Erstellung, der Ablaufzeitpunkt sowie wann und wie (App, WhatsApp, SMS, EMail, System) entschieden wurde.

Hinweis zum Rahmen

Der angezeigte Text ist der Kerntext. Anrede, Grußformel und Signatur werden beim Senden ergänzt.

Tipps

  • Die Zahl der offenen Freigaben erscheint auch als Kennzeichen in der oberen Leiste jeder Seite.
  • Eine Freigabe gilt immer genau für die Version, die Sie gesehen haben. Hat sich der Entwurf geändert, müssen Sie die neue Version freigeben.

Gut zu wissen

  • Offene Freigaben laufen standardmäßig nach 72 Stunden ab. Terminantworten laufen spätestens mit Beginn des Termins ab.
  • Termine aus Outlook sind in BizCortex schreibgeschützt. Antworten auf Einladungen werden als Freigaben vorbereitet.

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